So hat Schwäbisch Gmünd die digitale Ausländerbehörde eingeführt

Seit Jahren wird in Regierungskreisen über die digitale Transformation im öffentlichen Dienst diskutiert: Wie können Unterlagen aus Bauämtern, Ausländerakten oder Steuerunterlagen digitalisiert, verwaltet und verfügbar gemacht werden? Aktuell müssen Behörden mit fragmentierten Archiven arbeiten, die sowohl Papier- als auch digitale Dokumente umfassen. Während der Gesetzgeber mit dem Onlinezugangsgesetz (OGZ) die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung von Regierungsdiensten geschaffen hat, verläuft diese Transformation teilweise noch holprig.

Anwendungsbeispiele zeigen, welche Chancen die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen für die öffentliche Verwaltung bietet: Sie ermöglicht nicht nur die Optimierung der verfügbaren Ressourcen, sondern auch eine flexible und agile Verwaltung von Informationen. Die digitale Behörde kann die Arbeit der Mitarbeiter:innen in Ämtern vereinfachen sowie schneller und effizienter machen. Gleichzeitig erhalten die Bürger:innen so leichteren Zugang zu wichtigen Regierungsdiensten.

Schwäbisch Gmünd: Ausländerbehörde an der Grenze

Ein Blick nach Baden-Württemberg zeigt, wie die Digitalisierung in der Praxis optimal für Stadt und Bürger*innen umgesetzt werden kann. Das Amt für Zuwanderung der Stadt Schwäbisch Gmünd stieß bei wachsen­dem Arbeitsaufkommen buchstäblich an seine räumlichen Grenzen: 11.000 Aktenmappen lagerten in altersschwachen, reparaturbedürftigen Aktenumlaufregalen und provisorischen Lagerflächen in den Büroräumen. Platz für neue Vorgänge war rar. Die Fallbearbeitung und das Aktenmanagement kosteten viel Zeit und Aufwand. Daher entschied sich die Stadt für die Transformation der Behörde beauftragte für die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts Iron Mountain, einen Spezialisten für die Archivierung und Digitalisierung von Unterlagen.

Digitalisierung von 1,1 Millionen Seiten

Zunächst wurden die Dokumentensammlung der Stadt in Chargen aufgeteilt und in das Hochsicherheitsarchiv von Iron Mountain transportiert. Dort wurden die Akten aufwändig gescannt und digitalisiert. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss die spezifische Situation des öffentlichen Sektors bedacht werden: Neben einer Vielzahl an Unterlagen und Formaten müssen auch Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden. Büro- und Heftklammern wurden entfernt, geknickte Seiten geglättet und gerissene Blätter zusammengeklebt. Außerdem wurden handschriftliche Bemerkungen auf Post-it-Zetteln manuell gescannt und der Akte hinzugefügt sowie Reisepässe in Farbe fotokopiert und vor dem Scannen in die Originalakte integriert.

Während dieses Prozesses wurden aus 11.000 Akten über 1,1 Millionen Seiten schnell, effizient und datenschutzkonform digitalisiert und hochsicher verschlüsselt in das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung übertragen. Nur Pässe und offizielle Dokumente wie Einbürgerungsurkunden werden in Schwäbisch Gmünd weiterhin in Papierform aufbewahrt. Gescannte Papierakten werden von Iron Mountain archiviert und nach der einjährigen Frist DSGVO-konform vernichtet.

Effizientes Arbeiten und vereinfachte Kooperation mit anderen Behörden

Dank der Digitalisierung arbeiten die Mitarbeiter:innen des Amts nun deutlich effizienter und können standortungebunden oder aus dem Home-Office kontinuierlich auf die elektronischen Akten zugreifen. Anstatt zeitintensiv scannen zu müssen, können Asylanträge, Dokumente aus Gerichtsverfahren oder Wohnsitzmeldungen problemlos digital versandt werden. Zugleich werden Unterlagen nicht mehr verlegt oder falsch abgelegt. Durch den Wegfall der platzintensiven Umlaufregale, kann die Stadt drei zusätzliche Arbeitsplätze einrichten. Christian Dolle, Projektleiter der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd fasst es so zusammen: „Jetzt greifen unsere Mitarbeiter sofort von ihren Desktops aus auf die digitalen Akten zu und sparen so Zeit und Arbeitskraft. Wir sind in der Lage, auf Anfragen viel schneller zu reagieren. Außerdem profitieren wir jetzt von der höheren Produktivität digitaler Prozesse und der einfacheren Zusammenarbeit. Die Iron Mountain Lösung war kostengünstiger als die Beschaf­fung neuer Aktenumlaufregale und die Einrichtung zusätzlicher Arbeitsplätze.”

Ein erfahrener Partner für die Transformation zur digitalen Behörde

Praxisbeispiele wie das Projekt mit der Stadt Schwäbisch Gmünd zeigen, welchen positiven Einfluss die Digitalisierung im öffentlichen Sektor haben, wenn man den ersten Schritt in Richtung der Transformation geht. Hier kann ein Dienstleister im Bereich der Digitalisierung ein wichtiger Treiber bei der Planung und Umsetzung der digitalen Behörde sein. Die zahlreichen Gegebenheiten und Herausforderungen im öffentlichen Dienst erfordern fundiertes Wissen und praktische Erfahrung, um einen nahtlosen Übergang hin zu einer nachhaltig effizienten, digitalen Behörde zu gewährleisten. Als erfahrener Partner bietet Iron Mountain seinen Kund:innen maßgeschneiderte Lösungen zu ihrem entsprechenden Bedarf. Das Unternehmen hat bereits zahlreiche Projekte mit öffentlichen Trägern, sowohl in Deutschland aber auch international, umgesetzt.