Vom Konzept in die Praxis: Wie KI die Transformation kommunaler Unternehmen beschleunigt

Künstliche Intelligenz soll Prozesse automatisieren und Kosten senken. Ihr vielleicht größter Nutzen liegt an einer Stelle, die selten im Rampenlicht steht: in der Lücke zwischen Konzept und Umsetzung. Genau dort scheitern Veränderungsvorhaben in Wirtschaft und Verwaltung seit Jahrzehnten. Bis zu 80 Prozent der Projektzeit fließen heute in Analysen, Abstimmungen und Dokumentation, für die eigentliche Veränderung bleibt der Rest. Wie KI-gestützte Arbeitsweisen dieses Verhältnis umkehren und Konzeption und Umsetzung zusammenführen, zeigt das Beispiel govena.digital.

Viele unserer Gespräche auf der diesjährigen Smart Country Convention (SCCON) haben es bestätigt: Die Entscheiderinnen und Entscheider der Kommunalwirtschaft wollen bei ihren Transformationsvorhaben ins Machen kommen, statt Monate mit der Erarbeitung von Konzeptpapieren zu verbringen. Sie wollen jederzeit wissen, wo die Umsetzung steht: welche Maßnahme läuft, welche harkt, welche Entscheidung aussteht. Jede Maßnahme und jedes Risiko soll laufend gegen Budget und Zeitplan geprüft werden – und idealerweise geschieht all das in einer Umgebung, in der die Projektdaten in Deutschland bleiben. Die Realität sieht jedoch meist anders aus.

Nehmen wir ein kommunales Unternehmen, etwa ein Stadtwerk, das beschließt, sich neu aufzustellen. Egal, ob eine neue ERP-Landschaft eingeführt werden soll, zwei Standorte verschmelzen müssen oder das Vertriebsmodell digitalisiert wird – es folgt in der Regel das gleiche Muster: Ist-Analyse, Reifegradbewertung, Zielbild, Maßnahmenportfolio, Roadmap, Entscheidungsvorlage. Monate vergehen. Am Ende steht eine Abschlusspräsentation, oft von hoher Qualität. Und dann beginnt ein neues Vorhaben mit anderen Beteiligten, neuem Budget, manchmal mit einem neuen Dienstleister.

Dabei wird kostbare Zeit verschwendet. Denn am Übergang zwischen Konzeption und Realisierung verlieren Transformationsvorhaben regelmäßig an Tempo, unabhängig davon, wie gut das Konzept ist. Unsere Erfahrungen aus mehr als 300 Projekten in der öffentlichen Verwaltung zeigen, dass teilweise bis zu 80 Prozent der Projektzeit in Analysen, Abstimmungen und Dokumentation fließen. Für die Veränderung, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag tatsächlich spüren, bleiben lediglich 20 Prozent. Dieses Verhältnis ist kein Zufall. Es ist die Rechnung, die ein streng sequenzielles Vorgehen zwangsläufig ausstellt.

Drei Ursachen, die jede Branche kennt

Die erste Ursache ist die Reihenfolge selbst. Erst wird analysiert, dann konzipiert, abgestimmt und mit zeitlichem Abstand umgesetzt. Bei digitalen Vorhaben ist diese Trennung besonders teuer. Denn was in der Umsetzung gelernt wird, verändert wiederum das Konzept. Und umgekehrt: Jede Entscheidung im Konzept verändert die Umsetzung. Eine starre Abfolge friert das Konzept genau in dem Moment ein, in dem das Lernen in der Praxis beginnt. Wirtschaftsplan und Haushaltsjahr, Freigabegremien wie die Gesellschafterversammlung oder der Aufsichtsrat sowie förmliche Vergabeverfahren verstärken den Effekt.

Die zweite Ursache ist verteilte Komplexität. Fachbereiche, IT, Betriebsrat, Tochtergesellschaften, Zulieferer und externe Dienstleister arbeiten mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, Interessen und Informationsständen. Gewachsene Abläufe und heterogene Systeme ziehen Abstimmungs-Workflows in die Länge und zersplittern sie. Die Folge wird fast immer unterschätzt: Ein vollständiges, aktuelles Bild des Vorhabens existiert an keiner Stelle. Jeder Beteiligte sieht einen Ausschnitt, und jeder Ausschnitt ist unterschiedlich alt. Entscheidungen fallen auf Grundlage dessen, was gerade auf dem Tisch liegt.

Die dritte Ursache ist der Budgetrahmen: Während der Umsetzungsdruck steigt, ist es für die meisten Organisationen keine realistische Option, große Teams über Monate für Recherche-, Konzeptions- und Abstimmungsarbeit zu finanzieren. Politische Vorgaben, etwa aus dem Stadt- oder Gemeinderat, verstärken alle drei Ursachen zusätzlich.

Die neue Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine

Um dieses Muster zu durchbrechen, muss eine Lösung drei Bedingungen zugleich erfüllen. Die Vorarbeit muss in Wochen statt in Monaten entstehen. Alle Beteiligten brauchen Zugriff auf einen gemeinsamen, aktuellen Stand. Und Urteil und Verantwortung müssen bei den Menschen bleiben, die entscheiden.

Hier setzt govena.digital an, eine KI-gestützte Arbeitsweise, die valantic für den öffentlichen Sektor entwickelt hat. Das Prinzip ist klar: Die KI übernimmt, was Zeit frisst. Die Expertinnen und Experten übernehmen, was sich nicht automatisieren lässt und was Entscheidungsverantwortung verlangt. So wertet die KI große Dokumentenmengen in kurzer Zeit aus, gleicht Stände ab und erstellt Unterlagen auf Basis von Vorlagen, die sich in valantic-Projekten bewährt haben. Virtuelle KI-Rollen prüfen das Vorhaben aus unterschiedlichen Blickwinkeln: Ein virtueller Change Manager erkennt zum Beispiel, welche Stakeholder noch nicht eingebunden sind. Ein virtueller Risikomanager hält Risiken über alle Phasen hinweg nachvollziehbar.

Grundlage ist eine Methodenbibliothek, die valantic mit der Expertise und praktischen Erfahrung aus vielen Mandaten im öffentlichen Sektor aufgesetzt hat. In dieser Methodenbibliothek steckt das Know-how, mit dem die KI arbeitet. Die KI erkennt, in welcher Phase sich ein Vorhaben befindet, und stellt das passende Wissen bereit. Wer damit arbeitet, führt also ein Gespräch über das Vorhaben, statt Methoden auszuwählen und Vorlagen zu suchen. Die Bibliothek kennt die typischen Stolpersteine: eine Roadmap, die den Budgetzyklus ignoriert, Mitbestimmung, die zu spät einbezogen wird, Kennzahlen, die mit der vorhandenen Datenlage nicht messbar sind.

Entscheidungen, Gremienabstimmungen und die Steuerung im Unternehmen bleiben ausdrücklich beim Menschen. Das System trifft keine Entscheidungen und ersetzt keine Abstimmung. Es sorgt dafür, dass beides auf einem vollständigen und aktuellen Stand stattfindet.

Was sich konkret verändert: vier Vorteile

Der erste Vorteil ist Tempo. Ist-Analyse, Zielbild, Maßnahmenportfolio, Roadmap und Entscheidungsvorlage können in Wochen statt in Monaten entstehen.

Der zweite Vorteil ist Kontinuität. Der zeitraubende Bruch nach der Konzeptionsphase entfällt, weil Konzeption und Umsetzung auf derselben Arbeitsgrundlage laufen.

Der dritte Vorteil ist Konsistenz. Alle Beteiligten arbeiten auf demselben Stand. Ändert sich das Zielbild, schlägt sich das unmittelbar in Maßnahmen, Roadmap und Entscheidungsvorlagen nieder. Strategie und Umsetzung bleiben synchron – über Abteilungen und Standorte hinweg.

Der vierte Vorteil ist wirtschaftlich. Weil die Vorarbeit schneller und schlanker wird, werden Budgets für die eigentliche Umsetzung frei. Am Ende steht kein Konzept mit Empfehlungen, sondern eine begonnene und verankerte Veränderung. Gemessen wird der Fortschritt an erreichten Zielen und konkreten KPIs, nicht am Fertigstellungsgrad der Unterlagen.

Hinzu kommt mehr digitale Souveränität. Die KI-Prozesse laufen auf DSGVO-konformer Infrastruktur in Deutschland oder lokal im eigenen Rechenzentrum. Eingesetzt werden quelloffene Komponenten und Open-Weight-Modelle, etwa von Mistral. Verarbeitet werden ausschließlich Projektunterlagen, und auch diese fließen in kein Modelltraining ein. Daten von Endkundinnen und Endkunden, Abrechnungs- und Netzdaten sind als bewusste Scope-Entscheidung ausgeschlossen. Sensible Ergebnisse und Dokumente bleiben so in Deutschland, auf Wunsch im eigenen Rechenzentrum.

Weit über die Verwaltung hinaus

Die von valantic entwickelte und aufgesetzte Mechanik ist fachlich neutral. Sie greift überall dort, wo ein Vorhaben einen konzeptionellen Teil aufweist, auf den ein umsetzungsgeprägter Teil folgt, und wo das Transformationsprojekt abgestimmt, finanziell verankert und über alle Phasen hinweg konsistent gehalten werden muss.

Ein Szenario, das viele kennen: Zwei Stadtwerke schließen sich zusammen. Dann stehen zwei Organisationen, zwei Systemlandschaften und zwei Arbeitskulturen nebeneinander. Mit KI-Unterstützung lassen sich beide Ausgangslagen parallel und in vergleichbarer Struktur erheben. Daraus entsteht ein gemeinsames Zielbild samt Prozess- und Systemlandkarte, abgeglichen mit Stellenplänen, Budgets und laufenden Verträgen. Früh wird sichtbar, welche Strukturen sofort zusammengeführt werden können und welche vorerst bestehen bleiben müssen.

Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Entsorger oder kommunale Kliniken kennen ein weiteres Szenario: Die Digitalstrategie liegt vor, ist beschlossen – und seitdem ist wenig passiert. Die KI spiegelt die bestehende Strategie gegen ein Reifegradmodell, zeigt Lücken und identifiziert Maßnahmen, die ohne zusätzliche Mittel sofort starten können. Die Strategie wird nicht ersetzt, sondern umsetzbar gemacht.

Keine Allzweck-KI

Es ist hierbei wichtig festzuhalten, dass govena.digital keine Allzweck-KI ist, die in Fachprozesse eingreift. Es wird an Vorhaben gearbeitet, nicht an Verwaltungsvorgängen oder am Tagesgeschäft (keine Anträge, keine Bescheide, keine Kundenanfragen, keine Netzsteuerung). Im Fokus steht ausschließlich die Steuerung von Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben. Bürger- und Fachverfahrensdaten werden dabei nicht verarbeitet. Dadurch lässt sich die Arbeitsweise gerade in regulierten Umfeldern mit deutlich reduziertem Prüf- und Freigabeaufwand einsetzen.

govena.digital ist darüber hinaus nicht das richtige Werkzeug, wenn:

• ein Vorhaben eine rein technische Umsetzung ohne konzeptionellen Anteil beinhaltet
• im Projekt niemand entscheidungsbefugt mitwirkt
• der Engpass in fehlendem Personal liegt und nicht in der Konzeption
• das Haus keine Unterlagen bereitstellen kann oder will.

Fazit: Die eigentliche Transformation

Der Wandel durch KI wird oft als technologische Frage verhandelt. Tatsächlich ist er eine Frage der Arbeitsweise. Wer das Verhältnis von 80 Prozent Konzept und 20 Prozent Umsetzung umkehren will, muss das Vorgehensmodell ändern, nicht nur das Werkzeug. KI macht das erstmals praktikabel: Sie nimmt den Mitarbeitenden die Fleißarbeit ab und gibt ihnen Zeit für das, was keine Maschine leisten kann – Vertrauen schaffen, Interessen ausgleichen, Verantwortung übernehmen.

Der Einstieg ist ein Orientierungsworkshop von einem halben Tag: Was hat das Unternehmen vor, wo steht es, was hat bisher nicht funktioniert? Daraus entstehen ein gemeinsames Bild des Vorhabens und das weitere Vorgehen.

Entscheidend ist, die Lücke zwischen Konzept und Umsetzung gar nicht erst entstehen zu lassen. Wer KI heute in sein Vorgehensmodell integriert, misst Transformation künftig an Veränderungen, die im Arbeitsalltag ankommen, statt an der Qualität der Abschlusspräsentation.

Der Autor

Tiemo von Hinckeldey verantwortet als Partner und Head of Public Sector der valantic seit vielen Jahren Transformationsvorhaben bei kommunalen Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Sein Schwerpunkt liegt auf Digital- und KI-Projekten von der Pilotierung bis zum produktiven Betrieb.

Über valantic

valantic zählt zu den am schnellsten wachsenden Digital Consulting-, Solutions- und Software-Gesellschaften am Markt. Über 500 Blue Chip Kunden vertrauen bereits auf valantic – davon 33 von 40 DAX-Konzernen sowie eine Vielzahl internationaler Marktführer. Mit mehr als 4.300 Digitalisierungs-Expert:innen ist valantic in über 20 Ländern weltweit vertreten und wird in 2026 (e) voraussichtlich einen Umsatz von 650 Mio. Euro erwirtschaften.
Etwa 2.000 erfolgreiche Digitalisierungsprojekte in den letzten fünf Jahren haben gezeigt, dass die Expert:innen von valantic die Herausforderungen ihrer Kunden genaustens verstehen. Von der Strategie bis zur handfesten Umsetzung verfügen diese über die notwendige Expertise, Projekte von Anfang bis Ende zu begleiten und erfolgreich zu machen. Dabei verbinden sie technologische Kompetenz mit Branchenkenntnis und Menschlichkeit.
valantic berät Unternehmen zu allen Herausforderungen der Digitalen Transformation, hilft diesen, ihre Corporate Performance besser zu managen und die Potenziale von Daten und Künstlicher Intelligenz zu heben. Darüber hinaus unterstützt valantic seine Kunden dabei, die Customer Experience optimal zu gestalten, Kerntechnologien der Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen und Unternehmensprozesse durchgängig zu optimieren.