Fuhrparks: Besseres Management vonnöten

Kommunale Versorgungsbetriebe verfügen über große, „gemischte“ Fuhrparks: mit Pkws für den Außendienst sowie Nutz- und Spezialfahrzeugen für Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen. Die Kosten der Flotte steigen kontinuierlich. Wie bekommt man sie am besten in den Griff? Wir sprachen mit Praktikern, die das Thema beherrschen.

Rund 1.500 Stadtwerke versorgen die deutschen Haushalte, Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen mit Energie und Wasser. Es sind kleine lokale bis überregional vernetzte Betriebe mit Milliardenumsätzen. Unabhängig von ihrer Größe ist Kostenoptimierung zurzeit Thema Nummer eins. Jeder Bereich wird auf Einsparpotenziale durchleuchtet. An den sehr heterogen aufgestellten Fuhrparks beißen sich Controller allerdings die Zähne aus. Je größer ein Versorger ist, desto komplexer und weniger transparent sind die Strukturen und Prozesse. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Verwaltung der Fahrzeuge in verschiedenen Händen liegt. Bei Spezial- und Sonderfahrzeugen haben in vielen Unternehmen die jeweiligen Fachabteilungen das Sagen, wenn es um Kauf, Wartungen und Reparaturen oder den Wiederverkauf geht. Auch Pkws von Außendienstlern werden auf diese Weise „peripher“ verwaltet, also dort, wo sie gebraucht werden. Das zuständige zentrale Fuhrparkmanagement und die Einkaufsabteilung erhalten lediglich Beschaffungsanforderungen, denen sie als eine Art Bestellschreibstube nachkommen. Bei Flächenversorgern existieren häufig mehrere lokale Fuhrparkverwaltungen.
Diese über Jahrzehnte etablierte Praxis hat gravierende Nachteile.

Zu teurer Einkauf

Es entsteht ein überflüssiger Personalaufwand, weil mehrere Abteilungen sich mit denselben Aufgaben befassen. Darüber hinaus werden Dienstleistungen oder Ersatzteile nur nach Bedarf und sporadisch eingekauft, wobei häufig auf etablierte lokale Lieferanten zurückgegriffen wird. Diese sind zwar leistungsfähig und zuverlässig, rufen aber in der Regel zu hohe Preise auf. Denn auf Kleinmengen gibt es keine Rabatte. Solches „Maverick-Buying“, wie es im Fachjargon heißt, habe gegenüber einer professionellen zentralen Beschaffung Kostennachteile von durchschnittlich 15 %, so Majk Strika, Geschäftsführer der Fuhrparkmanagement- und Leasinggesellschaft Holman GmbH. Dabei böten Ausrüster- und Werkstattmärkte enorme Chancen für einen kostenoptimierenden Einkauf. Sie könnten nur mit der professionellen Expertise und den administrativen Möglichkeiten einer starken, gut aufgestellten Zentralfunktion genutzt werden. Was sich in der Praxis bestätigt. „Eine zentrale Verwaltung des Fuhrparks erleichtert die Standardisierung von Richtlinien, konsolidiert den Einkauf und reduziert den administrativen Aufwand“, so Sebastian Koch, Pressesprecher der SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH. Rahmenverträge mit Lieferanten und Leasinggebern realisierten bessere Konditionen und wertvolle Synergien. Dieter Grün, stellvertretender Vorsitzender des Bundesverbands Betriebliche Mobilität e. V. (BBM) und zugleich Fuhrparkleiter eines kommunalen Betriebs, mahnt eindringlich: „Versorgungsunternehmen müssen aufgrund ihrer Struktur per se besonders darauf achten, dass zwischen den Bedarfsträgern und den Lieferanten der zentrale Einkauf das Bindeglied ist.“ (siehe auch Kasten unten)

Das TCO-Prinzip umsetzen!

Bei einem dezentralen Einkauf existieren für einzelne Artikel häufig mehrere Kostenstellen. Folglich gibt es keinen Gesamtüberblick, der ein kontinuierliches Controlling nach dem Prinzip der Total Cost of Ownership (TCO), der Gesamtkostenbetrachtung, ermöglicht. Ein TCO-orientiertes Management gehört zu den Grundsätzen der wirtschaftlichen Unternehmensführung. Es ermöglicht es, sämtliche Aufwendungen komplett und zugleich differenziert zu erfassen, den jeweiligen Bedarfsträgern zuzuordnen und Vergleiche mit internen und externen Benchmarks vorzunehmen. Auf diese Weise können Abweichungen identifiziert, Kostentreiber erkannt und neue, kontrollierbare Zielvorgaben definiert werden. „Die ganzheitliche Betrachtung aller Funktionen und Prozesse im Fuhrpark und ihrer Abhängigkeit voneinander ist essenziell. Es sind sämtliche Fahrzeugarten – Nutz- und Spezialfahrzeuge sowie Pkws – einzubeziehen; sozusagen alles, was sich bewegt und Ressourcen fordert“, so Experte Strika. Professionell aufgestellte Fuhrparks verfügten über leistungsfähige Fuhrparkmanagement-Programme, die solche Informationen in Sekundenschnelle liefern. Idealerweise gebe es eine Schnittstellenanbindung an die Telematik für eine optimale Tourenplanung. Dies senke die Treibstoffkosten sowie den CO₂-Ausstoß und ermögliche eine vorausschauende Wartungsplanung. „Mit dem Einsatz der Fuhrparksoftware haben wir alles digitalisiert. Es gibt eine komplette digitale Fahrzeugakte über den gesamten Life-Cycle jedes Fahrzeugs“, berichtet Arndt Mattsen, Fuhrparkmanager bei den Stadtwerken Flensburg GmbH. Durch die Zentralisierung und die Fuhrparksoftware würden auch alle monetären Daten digital erfasst und seien schnell auswertbar, dies sogar jederzeit als Echtzeit-Reporting.

Transformation mit System

Eine solide Datenlage gibt auch Aufschluss darüber, für welche Mobilitätsprozesse sich neue Antriebsarten eignen und welche Auswirkungen eine Umstellung auf die CO₂-Bilanz und Gesamtkosten hat. Damit kommen die TCO wieder ins Spiel. „Es gilt zu ermitteln, ab wann die Gesamtkosten mit neuen Antrieben niedriger sind als mit fossilen. Grundsätzlich empfiehlt sich eine schrittweise Umstellung, beginnend mit einem kleinen, leicht zu verwaltenden Teil der Flotte. Fahrzeug- und sektorspezifisch könne ermittelt werden, wie die Fuhrparkleistung – versus Fuhrparkkosten – auf die neuen Technologien reagiert“, so der Holman-Manager. Ein nicht optimales Resultat wäre auf einen kleinen Teil der Flotte begrenzt und mit verhältnismäßig geringem Aufwand korrigierbar. Die TCO-Betrachtung könne zu anderen Fahrzeugklassen und Beschaffungsmodellen führen, als sie bis dato verfügbar waren. Effektives Flottenmanagement und wirtschaftlich tragfähige Transformation: Beides erfordere ein frühzeitiges Zusammenwirken aller direkt oder indirekt Beteiligten. Strika: „Bewährt haben sich Modelle von crossfunktionaler Zusammenarbeit. Fuhrparkmanager, Controller, Human-Relations-Verantwortliche und Einkäufer können dabei ihr Wissen bündeln und sich gegenseitig ergänzen.“ Das Prozedere müsse allerdings genau festgelegt sein. Welche Daten sind wie oft auszutauschen? Welche Arbeitsgruppen werden eingerichtet? Wer hat bei Meinungsunterschieden das letzte Wort? Damit wird deutlich, dass es kein Selbstläufer ist.

Eine Führungsaufgabe

Damit richtet sich der Blick auf die Unternehmensleitungen. Allein sie haben es in der Hand, verbindliche Regeln aufzustellen, durchzusetzen und zu kontrollieren. Viele Verantwortliche täten sich damit allerdings schwer. Veränderungen weckten häufig Ängste vor Kompetenzverlust. Probleme und Konflikte seien unausweichlich. Es lohne sich aber, solche Phasen durchzustehen. Strika: „Optimierungsprojekte finden erfahrungsgemäß breite Akzeptanz, wenn aus ihnen Arbeitserleichterungen und messbare Ergebnisse resultieren.“ Als Klammer zwischen Einkauf und Fuhrpark bieten sich externe Fuhrparkmanager an. Ein solcher Dienstleister sollte aber nicht nur Fahrzeuge verwalten, sondern auch über strategisches Know-how verfügen und vor allem marken- und bankenunabhängig sein. Sonst könnte er, statt dem produktiven Miteinander zu dienen, der Dritte im Bunde sein, an dem sich Ärger entzündet. Eingefahrene Strukturen zu verändern, bedeutet allerdings, dicke Bretter zu bohren. Landauf, landab seien seine Kollegen permanent um Optimierungen bemüht, so Dieter Grün. Sie stünden bei dem Thema keineswegs am Anfang, würden aber durch die gegebenen Rahmenbedingungen oft ausgebremst. „Es kommt im Grunde darauf an, wie ein Betrieb gewachsen ist. Der Fuhrpark ist immer ein Spiegelbild dieser Struktur und folglich auch die Art und Weise der Administration wie der Beschaffung.“

Dieter Grün, stellvertretender Vorsitzender des Bundesverbands Betriebliche Mobilität e. V. (BBM) und zugleich Fuhrparkleiter eines kommunalen Betriebs
Wer sich aber jetzt noch weiter intensiv oder immer weiter damit beschäftigt, wird aber feststellen, dass man kein System einführen sollte, das sich selbst verwaltet und Potenziale bindet. Es muss den Fuhrpark unterstützen und keine extra Arbeit machen. Das wird oft übersehen und manche Programme sind so mächtig, dass sie laufende Ressourcen verschlingen, die für das tägliche Geschäft wichtig sind. Und da wurde durch falsche Entscheidungen schon viel, viel Geld verbrannt.“

Sebastian Koch, Pressestelle, Marketing und Kommunikation, SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
Ein moderner Ansatz im Flottenmanagement beginnt mit der Digitalisierung. Digitale Lösungen wie Fahrtenbücher und die Integration von Systemen zur Auswertung von Betriebsdaten, beispielsweise Kraftstoffverbrauch und Wartungsintervallen, schaffen Transparenz und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen. Echtzeitdaten können genutzt werden, um den Fahrzeugeinsatz zu optimieren und Investitionen zielgerichtet zu steuern.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die optimierte Auslastung der Fahrzeugflotte. Durch die Einführung von Pooling-Modellen können Fahrzeuge gemeinschaftlich genutzt werden, was die Effizienz steigert und redundante Anschaffungen vermeidet. Eine regelmäßige Überprüfung des Fahrzeugbestands in Relation zu den tatsächlichen Anforderungen hilft, Standzeiten zu reduzieren und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Aktive Wartungskonzepte erhöhen zudem die Lebensdauer der Fahrzeuge und minimieren Ausfallzeiten. „Effiziente Prozesse sind ein zentraler Erfolgsfaktor. Unternehmen sollten ihre internen Abläufe regelmäßig analysieren und optimieren, um „schlanke Prozesse“ zu schaffen, die Zeit und Ressourcen sparen.

Arndt Mattsen, Fuhrparkmanager bei den Stadtwerken Flensburg GmbH:
„In unserem System werden alle Daten, Werte und Termine des Instandhaltungs- und Reparaturkostenmanagements, Wartungs-, Service-Inspektionsmanagements, Reifenmanagements, Kraftstoff- und Tankdatenmanagements, Stammdaten- und Belegmanagements, Vertragsmanagements, Kfz-Versicherungsmanagements und Schaden- und Riskmanagements digital erfasst, verarbeitet und greifen ineinander. Dadurch ergeben sich optimierte kostengünstige Prozesse mit kaum vorhandenen Leerzeiten.
Auch die Einhaltung der terminlichen Pflichten wie HU/AU, Inspektion u. a. wird dadurch sichergestellt. Die Erledigung aller Pflichten der Halterhaftung wie Führerscheinkontrolle, Fahrer-UVV, Fahrzeug-UVV und Ladekabel-UVV werden so überwacht, organisiert und sichergestellt. Natürlich lässt sich klassisch im Einkauf und durch Rahmenverträge mit Werkstätten und Lieferanten Geld sparen. Aber im Reifenmanagement und im Schadenmanagement lassen sich auch durch bessere Prozesse erhebliche Einsparungen generieren. Durch eine gute Planung mit vernetzten Daten fahren wir eine Werkstatt im besten Fall nur einmal im Jahr an und nicht drei- oder viermal.“