Arbeitssicherheit leichter gewährleisten

Die Technischen Betriebsdienste einer Großstadt in Baden-Württemberg haben zahlreiche Instandhaltungsaufgaben, seien es im Krematorium, der Abfallwirtschaft oder den Werkstätten. Diverse Gegenstände und Arbeitsmittel unterliegen dabei verschiedenen Wartungs- und Prüfpflichten. Diese werden nun mit einem digitalen Wartungsplaner verwaltet. Er schafft einen abteilungs- und aufgabenübergreifenden Überblick und verhindert, dass Prüftermine vergessen werden.

Reutlingen ist mit ca. 117.000 Einwohnern eine der größeren Kreisstädte in Baden-Württemberg und liegt etwa 30 Kilometer von Stuttgart entfernt am Fuß der Schwäbischen Alb. Reutlingen unterteilt sich in zwölf Stadtbezirke. Die Technischen Betriebsdienste, ein Eigenbetrieb der Stadt Reutlingen, übernehmen mit rund 310 Mitarbeitern die Aufrechterhaltung und Unterhaltung der technischen Infrastruktur. Beim Instandhaltungsmanagement arbeiten sie zudem eng mit der Feuerwehr der Stadt mit ihren rund 120 Mitarbeitern zusammen. Zu den Aufgaben der Technischen Betriebsdienste gehören unter anderem die Verwaltung von Friedhof und Bestattungsinstitut, von Abfallwirtschaft, Stadtreinigung, Winterdienst, Werkstätten sowie der Baubetrieb und die Grünpflege für die Stadt Reutlingen.

Herausforderungen in der Instandhaltung

Der Bereich Friedhofswesen ist für die Verwaltung, Gestaltung und Pflege von 15 Friedhofsanlagen zuständig, die sich über alle Stadtbezirke verteilen. Die Gesamtfläche aller städtischen Friedhöfe umfasst rund 40 Hektar und beinhaltet etwa 20.000 Gräber.   „Die Überwachung unterschiedlichster gesetzlicher Prüffristen für das Krematorium, für die Werkstätten, die Lüftungsanlagen sowie für die Elektroprüfung stellt hier eine große Herausforderung dar“, schildert der Abteilungsleiter Friedhöfe der Technischen Betriebsdienste, Jürgen Senft. Bei Wartung und Prüfung sind die vorgeschriebenen Prüfungen zum Emissionsschutz und der persönlicher Schutzausrüstung besonders kritisch. Die Technischen Betriebsdienste hielten die Prüftermine lange Jahre auf Papier fest. Das hatte zur Folge, dass notwendige Prüfungen verpasst wurden. Eine sicherheitsrelevante Instandhaltung samt rechtssicherer Dokumentation war so auf Dauer nur schwer umsetzbar.  Deswegen schaute man sich nach einer Software um, um die vielfältigen Aufgaben abbilden und managen zu können.

Anforderungen an das Wartungs-Tool

Die Software sollte einen Überblick bieten und so termingerechte Durchführung von Wartungen, Kontrollen und Unterweisungen ermöglichen. Des Weiteren wurde eine vollständige Bestandsübersicht sämtlicher relevanter Prüfobjekte benötigt. Außerdem sollte ein schnelles Auffinden von Dokumenten bei Überprüfungen gewährleistet sein. Das Wartungs-Tool sollte dabei den verschiedenen Anforderungen der einzelnen Abteilungen innerhalb des Technischen Betriebsdiensts genügen. „Das erforderte eine einfache Dokumentation, Übersichtlichkeit und eine sinnhafte Untergliederung der Objekte,“ so Senft. Im Rahmen eines Auswahlverfahrens entschied sich die Stadt für den Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung: Er überzeugte mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und umfangreichen Funktionalitäten. Die Software sollte zunächst als Einzelplatzlösung implementiert werden. Damit machte der Technische Betriebsdienst seine Wartungsorganisation fit und rollte dann den Wartungsplaner als Gesamtlösung sukzessive auf die Stadt Reutlingen aus. Mittlerweile arbeiten die Verwaltung, das Krematorium, der Betriebshof sowie die Feuerwehr mit dem Wartungsplaner. Weitere Einsatzfelder für den Wartungsplaner befinden sich in Vorbereitung.

Einführung des neuen Tools

Die Einführung des Wartungsplaners erfolgte schrittweise. Zunächst wurde das Programm allen zuständigen Mitarbeitern vorgestellt. Dann erfolgten Schulungen in Form von Workshops. „Hier wurden wir durch die Berater der Hoppe Unternehmensberatung voll umfänglich und kompetent unterstützt“, schildert Senft. Auch wenn das Programm einfach zu bedienen ist, sind die Workshops vor Ort insbesondere in der Einführungsphase sinnvoll, um das gesamte Spektrum und die vielen Möglichkeiten des Programms kennenzulernen und in entsprechender Form umzusetzen. Die Einführung des Wartungsplaners war für die Mitarbeiter problemlos. Das Tool lässt sich intuitiv bedienen und ist bei Bedarf modular erweiterbar.

Funktionen

Im kommunalen Wartungsmanagement spielen auch das Reporting sowie Kennzahlen eine zunehmende Rolle, insbesondere was Reparaturkosten, Zeitaufwand und Abschreibung angeht. Der Wartungsplaner verfügt hier über vielfältige Auswertungsmöglichkeiten, die dabei helfen, die Steuerung der Prozesse sowie die Früherkennung und Vorsorge zu optimieren. Damit ist das Reporting ein entscheidendes Mittel, um den Lebenszyklus von Prüfobjekten zu überwachen. Aus Kennzahlen geht hervor, ob bestimmte Objekte häufiger ausfallen als andere des gleichen Typs und welche besonders häufig zu Störungen führen. Diese können dann in Zusammenarbeit mit dem Hersteller optimiert werden.

Vorteile

„Mit dem Wartungsplaner können die 35 Mitarbeiter im Bereich Friedhof die mittlerweile etwa 900 Objekte sinnvoll untergliedern. Es sind noch etliche Prüfobjekte zu erfassen“, erläutert Senft weiter. Mit der Software steht nun ein Instrument zur Verfügung, mit dem es leichter gelingt, den Überblick zu behalten und die Prüfungen und Wartungen sauber und einfach rechtssicher zu verwalten bzw. zu dokumentieren. Dies ist auch deshalb wichtig, da die Prüffristen und Wartungsvorgaben von Prüfobjekt zu Prüfobjekt variieren. Und Prüfobjekte gibt es reichlich, seien es Leitern, Tore, diverse Garten- und Baugeräte, Kremations- und Grabtechnik, Verlängerungskabel oder PCs und Zubehör. Auch die Unterweisungen der Mitarbeiter und deren Dokumentation haben sich vereinfacht.
 „Im Vergleich zur Vergangenheit können wir mit dem Wartungsplaner im Hinblick auf die Arbeitsprozesse das Prüffristenmanagement deutlich besser vorausplanen und haben mit dem Programm eine komplette Übersicht über bestehende Wartungsverträge“, so Senft. Auch bei Defekten außerhalb der geplanten Wartung hat sich der Wartungsplaner bewährt. „Dank der Dokumentation haben wir genau im Blick, welche Wartungsarbeiten getätigt wurden.“ Da das Instandhaltungsteam mit dem Wartungsplaner auf der gleichen Datenbasis arbeitet, sind Diskrepanzen von vornherein ausgeschlossen. Störungen werden nicht mehr mündlich weitergegeben, sondern in die Software eingetragen. So werden auch kleine Beeinträchtigungen an Prüfobjekten nicht vergessen.

Fazit

Die Arbeitsabläufe der Technischen Betriebsdienste in der Instandhaltung werden durch den Wartungsplaner deutlich vereinfacht: Objekte und Geräte werden übersichtlich erfasst, Prüfungen und Wartungen können leichter verwaltet und rechtssicher dokumentiert werden. Kennzahlen erlauben Einblicke in den Lebenszyklus der Objekte, so dass Störquellen entdeckt und frühzeitig gegengesteuert werden kann.