Jetzt handeln: letzte Chance zur rechtzeitigen Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht!

Die E-Rechnungspflicht wird seit dem ersten Januar 2025 schrittweise eingeführt. Unternehmen müssen sich auf die Rechtslage einstellen, um Strafen zu vermeiden und ihre Effizienz zu steigern. Denn der Zwang sollte nicht den Blick auf die Chancen von XRechnung und ZUGFeRD trüben, denn es lassen sich durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen generieren.

Was sind elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind per Gesetz ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen, welche die CEN-Norm EN 16931 erfüllen. Sie stellen im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien Inhalte in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz dar; sie können elektronisch übermittelt und empfangen werden und sie können automatisiert weiterverarbeitet werden. Diese Norm wird von den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für den Rechnungsversand gelten folgende Regelungen:

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt, der Empfang von E-Rechnungen welche die CEN-Norm EN 16931 erfüllen ist verpflichtend. Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Norm EN 16931 erfüllen übermittelt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt.

  Advertising

  Abonnieren Sie unseren Newsletter mit Link zur kostenlosen PDF Ausgabe der Kommunalwirtschaft!

• Für B2B-Umsätze aus dem Jahr 2027 dürfen noch Papierrechnungen und nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsaussteller einen Jahresumsatz von unter 800.000 Euro hat und der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet E-Rechnungen zu versenden, die dem Format EN 16931 entsprechen.
• Ab 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im Format EN 16931 zu versenden. Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate entfallen.

Daraus folgt Handlungsbedarf für Unternehmen

• Technische Voraussetzungen schaffen (sicherstellen, dass die Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten),
• Prozesse anpassen (internen Prozesse zur Rechnungsverarbeitung müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden),
• Mitarbeiter schulen.

Die elektronische Rechnung hat für Unternehmen auch Vorteile stellt Sascha Dörr, Geschäftsführer der Cortility Gmbh, fest: „Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den Eingangsrechnungs-Workflow im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber. Für die Unternehmen ist es die Gelegenheit, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit einem erfahrenen Partner an der Seite können diese Herausforderungen gemeistert werden “, so Dörr.

Der Druck zur Implementierung wird immer größer

Es geht kein Weg an der E-Rechnung vorbei, außerdem liegen die Vorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten für den effektiven Unternehmens-Workflow auf der Hand. Immer mehr Unternehmen erwarten, dass ihre Partner damit umgehen können.
Zeit- und Ressourcenaufwand dürfen nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Projekte frühzeitig zu planen und zu starten.