„User Adoption“ hilft bei der Digitalisierung im kommunalen Bereich

25.06.2025 – Lesezeit ca. 7 Minuten 78

André Schäuble, Teamleiter SAP Basis bei Cortility

Die Einführung von IT-Projekten wird oft dadurch erschwert, dass die Anwender sie nicht annehmen; die sogenannte „User Adoption“ fehlt. Deshalb gingen die Unternehmen Cortility und Datango eine Partnerschaft ein, um bewährte Technologien für User Adoption speziell für Städte, Kommunen und Energieversorger zu implementieren.

Die Digitalisierung in Städten, Landkreisen und Landgemeinden wird auch 2025 und darüber hinaus in Deutschland ein zentrales Thema bleiben. Dabei wird der Koalitionsvertrag Kommunen in den nächsten Jahren beeinflussen. Denn er zeigt den Fahrplan, mit dem der Bund seine Ziele erreichen möchte. Die Digitalisierung ist dabei ein Motor für Effizienz, Transparenz sowie Bürger- und Unternehmensnähe. Sie bietet umfangreiche Möglichkeiten, die Lebensqualität in Städten und ländlichen Gebieten zu verbessern, beispielsweise durch digital gesteuerte Verkehrsführung und Parkplatzmanagement, die Umweltbelastungen reduzieren und Verkehrsabläufe optimieren können, KI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten verbessern Bürgerservices, Cloud-Lösungen sorgen für Cybersicherheit, Datenintegrität und Datenschutz; effizient und zentral. Den Kommunen stehen mit digitalen Technologien wirksame Werkzeuge zur Verfügung, um die Bürokratie zu verbessern.

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Hinzu kommen noch die Arbeiten an Migrationsprojekten zu SAP S/4HANA oder anderen kommunalwirtschaftlichen Systemen. Aber diese Transfomation gelingt nur, wenn die Mitarbeiter mitziehen.

Die Cortility GmbH, langjähriger SAP-Partner für die Versorgungs- und Kommunalwirtschaft aus Ettlingen bei Karlsruhe und die Datango GmbH, ein führender Anbieter von User-Adoption-Lösungen aus Kaarst, sind Anfang 2025 eine strategische Partnerschaft eingegangen. Im Rahmen der neuen Partnerschaft wird Cortility die innovativen Werkzeuge von Datango in sein Portfolio aufnehmen und bei seinen Kunden implementieren. Gemeinsam schaffen sie Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Mitarbeiter optimal auf neue Softwarelandschaften vorzubereiten und kontinuierlich zu schulen.

User Adoption: E-Learning 4.0

User Adoption ist im Prinzip eine weiter gedachte Form des E-Learnings. Darunter versteht man den Prozess, wie Nutzer neue Technologien, Systeme oder Arbeitsweisen annehmen und nutzen. Sie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Einführung neuer Systeme, der aber leider immer noch zu wenig beachtet wird. User Adoption basiert auf einem Schulungskonzept, das kontinuierlichen Support vor, während und nach dem Go-live bietet.

User Adoption: Warum ist das wichtig?

Wenn neue Applikationen implementiert oder Release-Wechsel stattfinden, geraten etablierte Routinehandlungen ins Wanken und Endnutzer müssen sich komplett neu orientieren. Zur Neuorientierung werden etwa gezielt Online-Schulungen genutzt.

Kein IT-Projekt kann Erfolg haben, wenn ausgerechnet die betroffenen Mitarbeiter und zukünftigen Anwender kein Verständnis für den Wandel haben sowie der neuen Technologie eher ablehnend gegenüberstehen. Auch die beste Software kann ihre volle Leistung nicht entfalten, wenn sie im Unternehmen nur widerwillig verwendet wird, Funktionalitäten ungenutzt bleiben oder Bedienfehler schon kurz nach dem Go-live gehäuft vorkommen.

Laut einer Studie zur Einführung von ERP-Software von Deloitte sind fünf der zehn größten Hürden direkt auf fehlende User Adoption zurückzuführen. Besonders fatal ist dabei, dass sich eine ablehnende Haltung in der Regel auch dann nicht mehr ändert, wenn in technischer Hinsicht eigentlich alles erfolgreich verlaufen ist. So ist die Operation dann zwar gelungen, der Patient aber trotzdem weiterhin krank.

Vernetzung von Expertise und Technologie

Die Partnerschaft von Cortility und Datango verbindet die Stärken beider Unternehmen: Datangos bewährte Technologien für User Adoption und digitale Anwenderunterstützung treffen auf Cortilitys tiefgehende Branchenkenntnisse und IT-Kompetenz. Gemeinsam schaffen sie Lösungen, die es beispielsweise Kommunen ermöglichen, ihre Mitarbeiter optimal auf neue Softwarelandschaften vorzubereiten und kontinuierlich zu schulen.

„Unsere Kunden können zukünftig von einer nahtlosen Integration der Datango-Technologien in ihre bestehenden SAP- und Nicht-SAP-Umgebungen profitieren“, beschreibt André Schäuble, Teamleiter SAP Basis der Cortility, den Mehrwert der Verbindung.

Eine gemeinsame Vision

Ziel der Partnerschaft ist es, die kommunale Wirtschaft umfassend bei den Herausforderungen der digitalen Transformation zu unterstützen. Ein Schwerpunkt der Zusammenarbeit liegt auf der Unterstützung von Migrationsprojekten, sei es von SAP ECC zu SAP S/4HANA oder anderen Lösungsportfolios im Bereich IT; auch wenn Kunden sich nicht für SAP S/4HANA entscheiden.
Kunden profitieren durch die Partnerschaft von einer Vielzahl an Vorteilen: Die effiziente Softwareeinweisung ermöglicht es Mitarbeitern durch praxisnahe Trainingsmodule sich schneller in neue Systeme einzuarbeiten. Durch automatisierte Lösungen, wie z.B. die digitale Performance Unterstützung, wird der Schulungsaufwand deutlich reduziert und dadurch die IT-Abteilung entlastet. Gleichzeitig steigern gezielte Schulungen und eine jederzeit verfügbare digitale Hilfe die Produktivität, da sich Mitarbeiter sicherer im Umgang mit neuen Softwareanwendungen fühlen.

André Schäuble: „In den vergangenen Jahren habe ich beobachtet, wie die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelt wurde. Datango unterstützt nicht nur SAP-Anwendungen, sondern auch eine Vielzahl weiterer Lösungen. Besonders beeindruckt mich die hohe Performance der Aufzeichnungen. Darüber hinaus bereichern zahlreiche neue Features, wie beispielsweise eine benutzerfreundliche RPA- oder eine kontextsensitive Live-Hilfe Funktion das Produkt und eröffnen zusätzliche Mehrwerte für die Anwender.“

Das Datango Wissensmanagement-Tool besteht aus drei Elementen:

Datango Creator: das Autorenwerkzeug
Datango Collaborator: kollaboratives Verwaltungs- und Learning-Management-System
Datango Live!: die applikationssensitive Live-Hilfe

Mal angenommen: Cortility führt bei der Kommune xyz ein neues Produkt/ AddOn ein, mit dem später x Mitarbeiter schrittweise arbeiten sollen. So kann mit dem Datango Creator eine Software verwendet werden, die den Prozess beim Aufsetzen eines neuen Systems erfasst, diesen ähnlich einem Video wiedergibt, eine virtuelle Umgebung zum Einarbeiten in die einzelnen Arbeitsschritte bereitstellt und darüber hinaus auch noch eine detaillierte Dokumentation erstellt. Klassische Einzelschulungen an Mitarbeiter können komplett entfallen.

Die nachträgliche Bearbeitung des aufgenommenen Inhalts kann in bis zu 40 Sprachen erfolgen, was in Hinblick auf den demografischen Wandel von Bedeutung ist, da auch in der kommunalen Wirtschaft stetig mehr Fachkräfte rekrutiert werden, die nicht immer fließend Deutsch sprechen. Ein aufgenommener Prozess kann beispielsweise auf Deutsch aufgezeichnet und anschließend automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden. Erweiternd dazu können auch Dokumentationen als Word- oder PDF-Dokumente erzeugt und übersetzt werden, welche die einzelnen Arbeitsschritte eines Prozesses wiedergeben, wobei insgesamt vier Formate zur Verfügung stehen: Word, PDF, PPTX und HTML, die eine flexible und vielseitige Nutzung der erstellten Inhalte ermöglichen. Nachbearbeitung der Dokumente ist auch möglich, wodurch etwa Texte und Designs geändert oder Fotos vergrößert und verschoben werden können.

Der Datango Collaborator ist die Plattform, auf der angefertigte Lerninhalte und Personen, die in Verbindung mit diesen Inhalten stehen, verwaltet werden. Dabei wird unterschieden, wer alles als Autor arbeiten oder als User lernen darf. Im Collaborator wird auch festgelegt, welche Inhalte für welche Personengruppen zur Verfügung stehen.

Zuletzt unterstützt Datango Live! die Mitarbeiter genau dann, wenn sie Hilfe bei der produktiven Arbeit benötigen; im Moment of Need. Datango Live! bietet kontextsensitive, applikationsübergreifende Unterstützung in Echtzeit direkt in der Anwendung. Es zeigt den Nutzern genau dann, wenn sie Hilfe benötigen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps oder Erklärungen, ohne die Anwendung zu verlassen. So wird eine nahtlose Unterstützung während der produktiven Arbeit gewährleistet.

André Schäuble fasst die Vorteile zusammen: „Mit den Datango-Lösungen haben wir die Möglichkeit eine einheitliche E-Learning-Plattform bereitzustellen. Das wird vor allem neuen Mitarbeitern beim Onboarding-Prozess helfen, sie müssen sich keine Dokumentationen mehr selbst zusammensuchen. Mitarbeiter können eingearbeitet werden, ohne spezielle Präsenzschulungen zu besuchen. Das System ist offen für komplexe Softwarelösungen (auf Basis SAP und für NonSAP Systeme), aber auch für standardisierte Personalsoftware oder z.B. für Brandschutzschulungen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Weniger Standardanfragen beim Helpdesk, weniger Zeitaufwand beim Erstellen von Dokumentationen, gesteigerte Mitarbeiter-Akzeptanz bei Veränderungen und nicht zu vergessen: Kostenreduzierung.“