Beteiligung als Teil einer Modern-Workplace-Strategie

Öffentliche Einrichtungen befinden sich mitten in der Transformation. Die Erfahrung des IT-Beratungsunternehmens Adlon zeigt, dass viele Kommunen bei der Umsetzung eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes externe Moderation brauchen, um die Expertise ihrer Mitarbeitenden zu erweitern. Denn innerhalb des kommunalen Denkens fällt Digitalisierung häufig noch schwer. Die Ursachen liegen oft in historisch gewachsenen IT-Strukturen, komplexen Verwaltungsprozessen und einem Mangel an strategischer Ausrichtung. Während etablierte Unternehmen bereits umfassende Modern-Workplace-Strategien verfolgen und die Wettbewerbsvorteile nutzen, fehlt es in vielen Kommunen an einem klaren Fahrplan.

Der digitale Arbeitsplatz: Mehr als nur Hardware

Ein moderner Arbeitsplatz ist weit mehr als Laptop und VPN-Zugang. Er ist ein ganzheitliches Konzept, das die technische Infrastruktur, die Sicherheitsarchitektur, die Nutzererfahrung und die organisatorische Einbettung gleichermaßen berücksichtigt. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Datenschutz, Compliance und Bürgernähe zentrale Rollen spielen, ist ein durchdachtes Konzept essenziell.

Externe Perspektiven als Katalysator

Die Erfahrung zeigt: Der Blick von außen kann helfen, festgefahrene Strukturen zu hinterfragen und neue Impulse zu setzen. Externe IT-Berater bringen nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch methodische Kompetenz, um Veränderungsprozesse strategisch zu begleiten und operativ umzusetzen. Sie helfen dabei, eine Vision für den digitalen Arbeitsplatz zu entwickeln, die sowohl die Anforderungen der Verwaltung als auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Praxisbeispiel Hansestadt Hamburg: Change durch Mitarbeiterbeteiligung

Die Behörden „Stadtentwicklung und Wohnen“ sowie „Umwelt und Energie“ der Hansestadt Hamburg haben sich frühzeitig mit der Frage beschäftigt, wie moderne Arbeitsplatzgestaltung in der kommunalen Verwaltung realisierbar ist. Im Rahmen von Discovery Workshops entwickelten Fachbereiche Ideen zur Automatisierung ihrer Aufgaben und Tätigkeiten. Ein priorisiertes Handlungsfeld stellte die Verbesserung textbasierter Abstimmungs- und Bearbeitungsprozesse dar, wie etwa beim Bürgerbrief-Prozess. ​ Durch den Einsatz von KI und Workflow-Management konnten Ansätze erarbeitet werden, die die Durchlaufzeit und Qualität der Bearbeitung deutlich verbessern. ​Das Ergebnis: smarte und effizientere Prozesse.
Adlon erweiterte die Digitalisierungsstrategie der Behörden mit dem Ziel, neue, innovative Ansätze zu generieren. Zunächst wurde hierzu der digitale Status Quo der beiden Behörden mithilfe von Reifegrad-Modellen analysiert und basierend auf dem ermittelten digitalen Reifegrad adäquate Erweiterungen für die Digitalisierungsstrategie der Behörden erstellt.
Mathias Bock, CDO der Behörde für Umwelt und Energie und der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen, resümierte nach Projektabschluss: „Mit der eingesetzten Methodik und den praxisnahen Ergebnissen konnten wesentliche Impulse für den Prozess der Digitalisierung in den betrachteten Behörden gesetzt werden.“

digital@M: die Digitalagentur der Stadt München denkt die Arbeitsplatz-Bereitstellung neu

Im Rahmen dieser Initiative wurden die Prozesse der Arbeitsplatzbereitstellung (Laptop, Monitor, Peripherie, On- und Offboarding sowie Gerätetausch vollständig neu konzipiert. Wurden die Geräte in der Vergangenheit bei der IT-Abteilung angefordert, von dieser bereitgestellt und aufgebaut, gibt es nun einen Orts-, Zeit- und Personen-unabhängigen Self-Service-Ansatz: Device as a Service. Dieser beschreibt die Bereitstellung, Verwaltung und den Gerätetausch pro Mitarbeitendem und Gerät als Mietmodell. „Speziell der Onboarding-Prozess wurde komplett neu aufgesetzt und vereinfacht“, erklärte Anita Adam, Chief Human Resources Officer (CHRO) bei dem Münchner Unternehmen. „Hierbei hat der IT-Bereich maßgeblich mitgestaltet und die HR-Abteilung anhand der Anforderungen beraten und begleitet. Zudem bietet das Komplettmodell ‚Device as a Service mit dem digitalen Onboarding-Prozess‘ ganz neue Möglichkeiten auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt als agiles und zukunftsorientiertes Unternehmen zu punkten.“ Gemeint sind hier u.a. Geschwindigkeit und Agilität der Arbeitsfähigkeit, Standortunabhängigkeit, Konsolidierung und Automatisierung in der Arbeitsplatzbereitstellung, smarte Verwaltung und Cybersicherheit der Geräte sowie Employee Benefits wie Geräteübernahme und Kosteneffizienz.

Erfolgsfaktoren für eine Modern-Workplace-Strategie

Die Beispiele aus Hamburg und München zeigen: Erfolgreiche Modern-Workplace-Strategien in Kommunen basieren auf fünf zentralen Faktoren:

• Strategische Verankerung: Der digitale Arbeitsplatz muss Teil der Gesamtstrategie sein – nicht nur ein Projekt.
• Nutzerzentrierung: Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden müssen im Zentrum stehen – von der Geräteauswahl bis zur Benutzeroberfläche.
• Sicherheitsarchitektur: Datenschutz und IT-Sicherheit sind Grundvoraussetzungen, keine Zusatzoption.
• Modularität und Skalierbarkeit: Lösungen müssen flexibel anpassbar und zukunftssicher sein.
• Change-Management: Mitarbeitende in der Entwicklung bereits mitzunehmen bildet sie unmittelbar weiter und stellt auch in puncto Akzeptanz einen Investitionsschutz dar.

Fazit: Gemeinsam handeln – mit Weitblick

Die Gestaltung moderner Arbeitsplätze ist kein Selbstzweck, sondern ein entscheidender Hebel für die Zukunftsfähigkeit kommunaler Verwaltungen. Wer heute in eine durchdachte Modern-Workplace-Strategie investiert, schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, zufriedene Mitarbeitende und eine bürgernahe Verwaltung. Der Weg dorthin ist anspruchsvoll – aber unter Einbindung der Mitarbeitenden und geeigneter Partner machbar.