Verbandsgemeinde Diez stellt sich mit systematischem Prozessmanagement zukunftssicher auf

Digitalisierung, demografischer Wandel und Fachkräftemangel: Wie die meisten Behörden sieht sich auch die Verbandsgemeinde Diez mit den vielfältigen Herausforderungen der Verwaltungsmodernisierung konfrontiert. Um diesen Aufgaben effektiv zu begegnen, widmet sich die VG Diez mit Unterstützung der Münsteraner PICTURE GmbH zielgerichtet dem Prozessmanagement. Dabei setzt die Verbandsgemeinde auf den verwaltungsübergreifenden Austausch im Prozessnetzwerk PICTURE improve.

Schon im Wahlkampf hatte Bürgermeisterin Maren Busch die prozessorientierte Modernisierung der Verbandsgemeindeverwaltung angekündigt – seit ihrem Amtsantritt setzt sie dieses Vorhaben konsequent um. Diez, mit rund 25.000 Einwohnenden im Rhein-Lahn-Kreis (Rheinland-Pfalz) gelegen, geht Prozessmanagement systematisch an. Mit der vollumfänglichen Identifikation aller durchgeführten Geschäftsprozesse konnte die Verwaltung schon 2023 einen wichtigen Grundstein für die Arbeit in den nächsten Jahren legen. Für viele Prozesse liegen inzwischen detaillierte Ablaufdiagramme (Prozessmodelle) vor, die dem Wissenserhalt sowie der Verbesserung der Verwaltungsabläufe dienen. Dies ist eine zentrale Investition in die Bürgerfreundlichkeit der Verwaltungsleistungen, gleichzeitig jedoch auch in die weitere Digitalisierung von Abläufen und die Gewährleistung der Rechtssicherheit.

Dem drohenden Wissensverlust effektiv entgegenwirken

Ganz besonders ist die Verbandsgemeindeverwaltung Diez vom demografischen Wandel und dem damit einhergehenden, drohenden Wissensverlust betroffen: Ein langjähriger Mitarbeiter aus der Bauleitplanung wird in wenigen Jahren in den Ruhestand treten und ist derzeit alleiniger Wissensträger für viele Abläufe. Um dieses Wissen zu sichern, dokumentierten und modellierten die Beteiligten in Diez alle betroffenen Prozesse. Nun ist das Wissen zentral festgehalten und erleichtert zukünftig die Einarbeitung der nachfolgenden Person.

Arbeitserleichterung durch Zusammenarbeit im Prozessnetzwerk

Um die Prozessmodellierung schneller und effizienter durchführen zu können, suchte die Verbandsgemeinde Diez den Austausch mit anderen Kommunen und griff auf das Prozessnetzwerk PICTURE improve zurück. Das Netzwerk bietet den Mitgliedern die Möglichkeit, ihre Prozessmodelle in der umfangreichsten Prozessbibliothek für die öffentliche Verwaltung in Deutschland mit über 500 anderen Organisationen zu teilen. So können sich die Verwaltungen an fast 1.700 bereits bestehenden Ablaufdiagrammen orientieren und im Vergleich zur grundlegenden Modellierung aller Prozesse erhebliche Zeiteinsparungen erreichen. Die Verbandsgemeinde Diez stellte nun selbst 98 Prozessmodelle, hauptsächlich aus den Bereichen Finanzen und Bauleitplanung, im Netzwerk bereit – weitere Prozessmodelle werden folgen.

Maren Busch ist die Vernetzung der Behörden untereinander ein wichtiges Anliegen: Sie regt an, dass die Kommunen weiter voneinander lernen sollten. Dem stimmt Barbara Krischke, Digitalisierungsbeauftragte in Diez, zu: „Wenn wir selbst Prozesse entwickeln, hilft es uns, auf die Erfahrungen anderer zurückzugreifen. Das macht die Arbeit effizienter und auch wir wollen unser Wissen weitergeben und andere teilhaben lassen.“

Prozessmanagement auch für kleine Kommunen mit begrenzten Ressourcen

Die Verbandsgemeinde Diez zeigt: Auch kleine Kommunen können mit systematischem Prozessmanagement zielgerichtet Verwaltungsabläufe dokumentieren und optimieren. Die PICTURE-Prozessplattform und das Prozessnetzwerk PICTURE improve ermöglichen dabei schnelle und konsequente Erfolge.