Ob Korruption, Geldwäsche oder Verletzungen des Arbeits- oder Datenschutzes: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit 2. Juli 2023 in Kraft und soll Personen vor Repressalien schützen, die Missstände und Verstöße melden. Auch regelt es die Einrichtung und den Betrieb interner Meldestellen. Die Anforderungen an die Vertraulichkeit und somit an den Datenschutz sind hoch. Es gilt, genaue Fristen einzuhalten, Meldungen zu dokumentieren und zu bearbeiten, Rückmeldungen an die Hinweisgeber zu erteilen, Mitarbeiter der Meldestelle fortzubilden.
Wer muss handeln und was ist zu tun?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern oder mehr als 50 Mitarbeitenden genau wie Behörden, öffentliche Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen dazu, ein funktionierendes Meldesystem zu implementieren. Die Einrichtung eines solchen Meldekanals ist rechtliche Pflicht. Für den öffentlichen Sektor besteht seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetz dringender Handlungsbedarf.
Was versteht man unter einem Hinweisgeber?
Der Begriff „Whistleblowing“ stammt aus den USA, ist aber inzwischen auch in Europa geläufig. Hierzulande wird das Wort „Hinweisgeber“ verwendet, wobei es leider immer noch sehr negativ konnotiert und oft mit dem Stigma des Denunzianten belegt ist. Dabei haben Beschäftigte in Unternehmen und Behörden genau wie Bürger eine wichtige Rolle als Hinweisgeber, weil sie Missstände oder Schräglagen oftmals als erste wahrnehmen. Hinweisgeber können dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Insofern übernehmen Hinweisgeber eine gewisse Verantwortung für die Gesellschaft. Sie unterstützen das Gemeinwesen dabei, sich vor illegalen und illegitimen Machenschaften zu schützen, indem sie diese artikulieren. Daher verdienen solche Menschen einen ausreichenden Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen drohen könnten. Wer in der Rolle als Hinweisgeber auftaucht, darf nicht diskriminiert, sondern muss stattdessen geachtet werden.
Wer ist von den Vorgaben betroffen?
Die gesetzlichen Vorgaben verpflichten Unternehmen in zwei Stufen. Seit dem Tag des Inkrafttretens am 2. Juli 2023 sind alle Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitern verpflichtet, einen Meldekanal einzurichten. Ab dem 17.12.2023 sind dann alle Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und mehr in der Pflicht. Berechnet werden übrigens Köpfe, d.h. auch jeder Auszubildende und jede Aushilfskraft sind jeweils ein zu berücksichtigender Kopf.
Staatliche Stellen und Organisationen bzw. Unternehmen, die dem Staat zuzurechnen sind, müssen beachten: Für den öffentlichen Sektor gibt es keine Übergangsfrist in Sachen Hinweisgeberschutz! Die Einrichtungspflicht erfasst auch Kommunen mit weniger als 10.000 Einwohnern oder sonstige staatlichen Stellen mit weniger als 50 Beschäftigten.
Die EU-Richtlinie verpflichtet Behörden, Städte und Kommunen genau wie gemeinnützige Organisationen dazu, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Mit erscheinen des Artikels ist davon auszugehen, dass etwa 90% der Kommunen noch keinen gesetzeskonformen Hinweisgeberkanal implementiert haben.
Wer ist denn bei der öffentlichen Hand der Verantwortliche?
Die Einführung des Meldekanals ist Aufgabe des jeweiligen Geschäftsträgers. Sie oder er ist somit in der persönlichen Verantwortung, wenn es keinen Meldekanal gibt. Natürlich kann die Aufgabe wirksam delegiert werden, die Verpflichtung bleibt jedoch bei dem oder den Hauptverantwortlichen.
Was bedeuten Meldestelle und Meldekanal?
Ein Meldekanal ist die strukturierte Möglichkeit, Hinweise entgegenzunehmen. Dabei sind bestimmte Umgangsweisen vom Gesetz gefordert. Diese zu erfüllen, wird mit der Kombination aus dem Betrieb eines Meldekanals und dem organisierten Umgang mit den Hinweisen im Rahmen einer Meldestelle verpflichtend. Die Verantwortung zum Betrieb der Meldestelle liegt bei der Kommune. Es kann aber zur Erfüllung auf Experten und spezialisierte Dienstleister zurückgreifen. Von der Handhabung dürfte dies viele an die Datenschutzthematik erinnern, der Einsatz von externen Datenschutzbeauftragten ist inzwischen gelebte Praxis.
Was muss eine Kommune konkret einführen?
Die wesentlichen Pflichten lassen sich auf drei Dinge herunterbrechen:
- Es muss ein Meldekanal eingerichtet werden, also die technische Lösung für die Annahme von Hinweisen.
- Es muss eine Meldestelle etabliert werden, also die Organisation von geschulten und verantwortungsvollen Personen, die sich um die Hinweise kümmern.
- Es muss sichergestellt werden, dass Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind.
Was bedeutet der geforderte Schutz vor Repressalien?
Jedes Gesetz hat gewünschte Folgen. Der Schutz vor Repressalien ist seitens des Gesetzgebers im Prinzip der Kern. Niemand soll dafür bestraft werden oder Nachteile haben, wenn er auf Missstände hinweist. Konkret dürfen im Zusammenhang mit Hinweisen keine Kündigungen, Versetzungen, Drohungen und ähnliche nachteilige Maßnahmen gegenüber einer hinweisgebenden Person erfolgen. Um die Bedeutung dieses Hinweisgeberschutzes zu unterstreichen, wird das Mittel der Beweislastumkehr herangezogen: Im Streitfall muss das Unternehmen oder der öffentliche Arbeitgeber beweisen, dass ein Hinweis nicht der ausschlaggebende Grund für eine erfolgte negative Maßnahme war. Dies ist eine Anforderung, der Arbeitgeber nur mit sehr konsequenter Dokumentation und der starken Beschränkung der Hinweisempfänger begegnen können. Nur so kann ein Vorwurf der gezielten Benachteiligung aufgrund eines Hinweises wirkungsvoll entkräftet werden.
Wie wird dokumentiert?
Aufgrund der gesetzlichen Anforderungen kann eine Dokumentation nur in einem für diesen Zweck gestalteten digitalen System erfolgen. Dieses muss strenge Zugriffbeschränkungen und Zugriffsdokumentation beinhalten, die Fälle lückenlos erfassen und auch die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person nachvollziehbar abbilden. Eine Lösung mit gängigen Office-Lösungen oder per E-Mail-Postfach ist nicht zweckdienlich und macht angreifbar.
Wer kann melden?
Im Prinzip jede Person, die beruflich mit einer Organisation in Kontakt steht. Mitarbeiter sind regelmäßig die erste Quelle für Informationen. Aber auch ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer, Geschäftspartner oder weitere in Beziehung stehende Personen können Fehlverhalten oder Missstände kennen und davon berichten. Somit sollte der Meldekanal auch für die gesamten genannten Kreise erreichbar sein.
Anonym oder nicht?
Meldungen können anonym eingereicht werden, das muss aber nicht sein. Und eine hinweisgebende Person kann sich neben der internen Meldestelle auch an eine externe Meldestelle wenden. Es empfiehlt sich, anonyme Meldungen ab dem ersten Tag gleichwertig anzunehmen und genauso ernst zu nehmen wie Meldungen, die mit Absender gekennzeichnet sind.
Warum ein Meldesystem explizit auf kommunaler Ebene?
Die kurzfristige Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes für Unternehmen, für öffentliche Organisationen und nicht zuletzt gerade auch für kommunalen Gebietskörperschaften bedeutet eine zusätzliche Last – aber auch Nutzen, den man daraus ziehen kann. Nutzen für engagierte Geschäftspartner und Mitarbeiter, denen die Entwicklung ihrer örtlichen Gemeinschaft nicht gleichgültig ist, die vielmehr über einen effektiven Hinweiskanal auf Missstände aufmerksam machen und wertvolle Verbesserungsvorschläge einbringen wollen. Nutzen aber ebenso für die betroffene Kommune selbst, weil so vorhandene Defizite rechtzeitig erkannt und neue Ideen schnell aufgegriffen werden können.
Öffentliche Einrichtungen und Behörden sind grundsätzlich zur Gesetzestreue verpflichtet, das ist per Verfassung so geregelt. Soweit die Theorie. Doch auch Ämter sind nicht immer völlig frei von Missständen oder Korruption. Zwar gibt es strenge Auflagen in den verschiedensten Bereichen, doch diese lückenlos umzusetzen ist eine laufende, gewaltige Aufgabe. Das Hinweisgeberschutzgesetz soll diese Anstrengungen zu einem gesetzestreuen Betrieb maßgeblich unterstützen.
Wer bekommt die Meldungen?
Gefordert ist, dass die Meldungen bei der am besten geeigneten Person eingehen. Diese muss also zum einen fachlich versiert sein, zum andern auch die Kompetenz haben, die Hinweise bearbeiten zu dürfen. Und sie darf nicht in den gemeldeten Vorgang involviert sein. Eine komfortable und oftmals effiziente Lösung ist, auf externe Ombudspersonen zuzugreifen. Diese können sachlich, distanziert und ohne Vorbehalte an die Aufarbeitung der Hinweise gehen. Dadurch werden mögliche Interessenskonflikte von vornherein ausgeschlossen.
Welche konkreten Vorteile hat ein Hinweisgebersystem für den öffentlichen Sektor?
- Erstens bekommen sowohl Mitarbeitende der Verwaltung als auch deren Geschäftspartner die Möglichkeit, sich aktiv gegen Missstände auszusprechen, ohne dabei Diskriminierung oder andere Folgen fürchten zu müssen.
- Zweitens kann Hinweisen wie beispielsweise Korruptionsfällen direkt nachgegangen werden. Das verhindert potenzielle Schäden und kann auch starke negative Konsequenzen minimieren. Der Meldekanal ergänzt bisherige Compliance-Maßnahmen und ist ein effektives Instrument zur Aufklärung von Delikten.
- Drittens wird durch die neuen Möglichkeiten das Vertrauen in die interne Organisationskultur gestärkt. Die positive Wahrnehmung steigt und das Image eines offenen, fairen Verwaltungsapparats kann sich weiter etablieren.
Warum hilft ein digitales Hinweisgebersystem dabei, alle Pflichten unkompliziert abzudecken und sich an die Besonderheiten des öffentlichen Sektors anzupassen? Bietet gerade ein digitaler Meldekanal einen echten Mehrwert?
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Meldekanäle, beispielsweise Briefkästen oder Telefon-Hotlines. Eine webbasierte Anwendung ist eine effiziente Möglichkeit, um allen Anforderungen gerecht zu werden. Es gilt einiges im Rahmen des neuen Gesetzes zu beachten, insbesondere was behördliche Strukturen betrifft. Unterm Strich geht es darum, den Hinweisgeberschutz datenschutzkonform und gesetzestreu zu lösen. Ein digitales System wie beispielsweise die Cloud-Lösung von whistle.law bringt eine Reihe an Vorteilen: Hinweisgeber genau wie die Kommunen selbst können zielgerichtet und schnell reagieren. Strafen oder finanzielle Verluste sowie Schäden des Images können dadurch vermieden werden. Und es wird Vertrauen, Transparenz und Bürgernähe geschaffen.
Was passiert, wenn die Fristen nicht erfüllt werden?
Vorsicht: das könnte brenzlig und vor allem kostspielig werden! Denn der öffentliche Sektor ab 50 Beschäftigten ist bereits seit Inkrafttreten in der Pflicht. Die versäumte Einrichtung eines Meldekanals ist leicht nachweisbar. Wer es versäumt, das Meldesystem einzurichten oder bei der Umsetzung Fehler macht, muss mit Bußgeldern rechnen. Im Gesetz sind feste Strafen bis zu 50.000 Euro pro Verstoß vorgesehen.
Zum Autor
Johannes Jakob ist CEO & Co-Founder von whistle.law. Er digitalisiert Prozesse und komplexe Themen. Mit seinen datenschutzkonformen Cloud-Lösungen – nun auch zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes – macht er gemeinsam mit seinem Team dem deutschen Mittelstand das Leben jeden Tag ein wenig leichter.
