Rubrik IT / Verwaltung / Security

Neue Studie zum Digitaltag: Jeder vierte Deutsche unzufrieden mit digitalem Angebot der Verwaltung

27.06.2025 – Lesezeit ca. 3 Minuten 468

Der Digitaltag macht am Freitag, 27. Juni 2025, die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Transformation in ganz Deutschland sichtbar. Eine neue Studie des Digitalisierungsspezialisten Iron Mountain zeigt, wie die Bürger:innen die Transformation erleben: Mit 26,6 Prozent gab jeder vierte Deutsche an, mit den digitalen Verwaltungsdiensten und Terminmanagement der Kommune nicht zufrieden zu sein. Das zeigt das Optimierungspotenzial bei digitalen Bürgerservices, die Kommunen in den letzten Jahren verstärkt ausbauen – auch mit Unterstützung von Digitalisierungsexperten, wie Iron Mountain. Ein Wunsch der Bürger:innen für die Transformation: Einsicht in die eigenen Unterlagen, digital von zuhause aus. Diese Flexibilität wäre für 37,5 Prozent eine Verbesserung. Dafür müssen im Hintergrund Unterlagen entsprechend digitalisiert sein.

Martin Ha, Mitglied der Geschäftsführung bei Iron Mountain Deutschland, unterstreicht die Bedeutung der digitalen Transformation in der Verwaltung: „Die Digitalisierung ist ein wichtiges Transformationsprojekt in Deutschland. Der Digitaltag ist ein Anlass, um auf dieses wichtige Thema zu schauen. Für die Bürger:innen zeigt sich der digitale Fortschritt des Staats insbesondere beim Behördengang oder der Antragsstellung. Dafür müssen im Hintergrund viele Weichen gestellt, Akten kategorisiert und sicher gescannt werden. Als Digitalisierungspartner führen wir regelmäßig Projekte für Unternehmen und digitale Behörden durch.“

Schritt für Schritt: So wird die Verwaltung digital

Anlässlich des Digitaltags am 27. Juni 2025 zeigt Digitalisierungsspezialist Iron Mountain, welche Schritte für die Transformation entscheidend sind. Der erste Schritt bei der Digitalisierung ist die Klassifizierung der Dokumente. Hierbei werden die Dokumente nach Typ, Sicherheitsstufe, Vertraulichkeitsgrad, Häufigkeit der Nutzung und Aufbewahrungszeiten sortiert. Diese Klassifizierung bildet die Grundlage des gesamten Digitalisierungsprozesses. Gleichzeitig sollte ein Reinigungsprozess durchgeführt werden, bei dem ungültige oder abgelaufene Dokumente identifiziert und entweder vernichtet oder aus den digitalen Systemen entfernt werden. Dies hilft, den Speicherplatz zu optimieren und die Kosten für Digitalisierungsprojekte zu reduzieren.

Nachdem die Dokumente klassifiziert und bereinigt sind, beginnt die eigentliche Digitalisierung. Bei physischen Dokumenten umfasst dies klassischerweise das Scannen. Auch bereits vorhandene digitale Dokumente müssen durchsuchbar gemacht werden, um eine schnelle Datenwiederherstellung zu ermöglichen. Hierbei kommen Techniken wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) zum Einsatz, um Daten zu identifizieren und zu extrahieren, die anschließend in eine Datenbank übertragen werden. Dieser Prozess kann entweder intern in den eigenen Räumlichkeiten der Regierungsbehörde oder extern an einem sicheren Standort eines Drittanbieters erfolgen.

Der nächste Schritt besteht darin, die digitalisierten Dokumente in einem geeigneten System zu speichern. Diese Speicherung sollte den spezifischen Bedürfnissen der Organisation angepasst sein und kann entweder auf der eigenen Plattform oder auf der Plattform eines Drittanbieters durchgeführt werden. Ein für die Informationsverwaltung oder -archivierung geeignetes System muss es den Mitarbeiter:innen auch ermöglichen, automatisiert Datenschutzregeln für die Dokumentenaufbewahrung anzuwenden.

Weitere Artikel in dieser Rubrik