Rubrik IT / Verwaltung / Security

Digitalisierung von Behörden: Auswege aus der Silo-Falle

Von Florian Weber, Principal Solutions Consultant bei Pegasystems – 27.09.2024 – Lesezeit ca. 3 Minuten 75

Behörden und Unternehmen kämpfen noch immer mit der durchgängigen Digitalisierung ihrer Prozesse. Medienbrüche, Silo-Denken und paralleles Arbeiten an ähnlichen oder gar identischen Aufgaben führen zu Frustration bei Mitarbeitenden und Anwendern. Eine modulare Layer-Architektur schafft Abhilfe.

Das wohl beste Beispiel für das Verfehlen selbst gesteckter Digitalisierungsziele in Deutschland ist das Onlinezugangsgesetz (OZG). Es sollte die wichtigsten Fachverfahren digitalisieren. Doch die hehre Absicht wurde nur in den seltensten Fällen zufriedenstellend umgesetzt. Nach wie vor werden digital gestellte Anträge für die weitere interne Bearbeitung ausgedruckt und Formulare händisch ausgefüllt. Die angestrebte digitale Ende-zu-Ende-Verarbeitung bleibt die Ausnahme. Die Gründe dafür sind vielfältig. Abgesehen davon, dass träge Prozesse auch durch Digitalisierung nicht agiler werden, sind es vor allem zwei Hürden, die eine durchgängige digitale Verarbeitung vom Antrag bis zum Bescheid bremsen. Erstens das technische Problem einer heterogenen IT-Landschaft mit vielen Legacy-Systemen im Backend, etwa für die Stammdaten-Verwaltung, die eine digitale Bearbeitung behindern oder gar unmöglich machen. Bereits zigfach erfasste Daten müssen daher immer wieder neu eingegeben werden. Der größte Bremsklotz aber sind die Silos der Fachabteilungen. Digitale Anwendungen werden nicht zentral, sondern abteilungsbezogen entwickelt. Das führt dazu, dass das Rad immer wieder neu erfunden werden muss.

Eine modulare Schichtenarchitektur kann hier Abhilfe schaffen: Grob skizziert bildet der unterste Layer alle behörden-, verfahrens- und vorgangsübergreifenden Aufgaben ab, wie beispielsweise E-Mail-Templates oder Single-Sign-on-Verfahren. Sie werden als wiederverwendbare Module nur einmal entwickelt und stehen dann für alle Verfahren zur Verfügung. Auf der mittleren Ebene sind die Pareto-Schichten angesiedelt, also häufig vorkommende Aufgaben mit einem großen Teil an Gemeinsamkeiten. Das kann beispielsweise die Personalverwaltung betreffen, auf der abstrakten Ebene aber auch so etwas wie die erwähnten Prüf-, Validierungs- oder Prozesslogiken, die dann zentral zur Verfügung stehen. Änderungen müssen zudem nur noch ein einziges Mal eingearbeitet werden. Auf dieser Basis erfolgt dann auf der obersten Ebene die Spezialausprägung für konkrete Varianten, beispielsweise für das Bauamt oder die Kfz-Zulassung. In einer solchen Center-out-Architektur erfolgt darüber hinaus eine automatische Verknüpfung aller Bereiche. So werden Regeländerungen multidimensional weitervererbt und sind damit ohne zusätzlichen Aufwand sofort und überall praktisch wirksam.

Eine solche modulare Layer-Architektur reduziert den notwendigen Aufwand drastisch, führt zu enormen Kosten- und Geschwindigkeitsvorteilen und ist damit der Taktgeber für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung.

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