Rubrik IT / Verwaltung / Security

Welche Vorteile eine Digitalisierung mit sich bringt und wie sich ersetzendes Scannen rechtssicher und effizient gestalten lässt, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH:

Wer A sagt, muss auch E-Akte sagen

Von Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH – 16.07.2024 – Lesezeit ca. 4 Minuten 98

„Gigantische Aktenmassen auf den Schreibtischen, stetig wachsende Papierberge in den Archiven und dazwischen das ganz normale Arbeitsleben – in der Verwaltungslandschaft hat sich in dieser Hinsicht seit dem letzten Jahrhundert nicht wirklich viel verändert. Obwohl sich in Deutschlands Behörden selbstverständlich schon einige Prozesse digital abwickeln lassen, bleibt Papier im Alltag weiterhin allgegenwärtig; so war es, ist es und so wird es immer sein. Doch lassen sich vor allem in der Ablage Prozesse wie das Sortieren von Aktenordnern oder das manuelle Durchsehen und Kopieren von Dokumenten deutlich reduzieren. Diese Aufgabe soll eigentlich die E-Akte übernehmen. Bereits seit dem Jahr 2013 schafft das E-Government-Gesetz (EGovG) den Rahmen für diese Art der Digitalisierung – seit 2020 sind Behörden zur elektronischen Aktenführung verpflichtet und auch die Justiz muss bis 2026 deutschlandweit nachziehen. Für die Umsetzung dieser Richtlinien braucht es vor allem eins: eine funktionierende Struktur für vollständig rechtssicheres ersetzendes Scannen. Ein Vorgang, der nicht nur in Behörden zur Umsetzung der E-Akte dient, sondern sich auch für allgemeinere Digitalisierungsprojekte in Unternehmen von großer Bedeutung zeigt. Mit der Unterstützung von intelligenter Scan-Software lassen sich Prozesse nämlich so nicht nur verschlanken, sondern auch sicherer machen.“

Standards setzen

„Vor allem Behörden oder Unternehmen, die in der tagtäglichen Arbeit mit sensiblen Daten zu tun haben, müssen beim ersetzenden Scannen auf den korrekten Umgang mit diesen Informationen achten. Um dies sicherzustellen, hat das Bundesministerium für Finanzen eine Sammlung von Richtlinien veröffentlicht: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten dabei zunächst nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums als verbindlich – doch lassen sich diese Grundsätze auch ebenso gut auf den Umgang mit sensiblen Informationen in Unternehmen anwenden, um auch dort einen hohen Standard für den Datenschutz zu gewährleisten. Ersetzendes Scannen bezeichnet im Grunde die digitale Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System und die anschließende Vernichtung des Originals. Anders als im Bankenwesen – das immer noch einer Aufbewahrungspflicht für Originaldokumente unterliegt – können Behörden, Justiz und Betriebe, die sich die GoBD-Richtlinien auferlegen, so einem Datenschutzrisiko entgehen, indem sie doppelte Speicherung vermeiden. Ausnahmen bilden hier Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Urkunden, Dokumente mit Wasserzeichen oder Zollanmeldungen.“

Klarer Fahrplan

„Weitere Voraussetzungen für ersetzendes Scannen – sei es für die E-Akte oder andere Digitalisierungsbemühungen – bilden die Gewährleistung für Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie eine parallel laufende Verfahrensdokumentation des Prozesses. Beides dient der Vorbeugung von Manipulation an den dann digitalisierten Dokumenten. Um einen lückenlosen Bericht aller Abläufe zu gewährleisten, sollten folgende Fragen im Mittelpunkt stehen: Welche Dokumente werden gescannt? In welchem Prozessschritt findet dies statt? Welcher Mitarbeiter unternimmt den Scanvorgang? Wie erfolgt im Nachgang die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit? Intelligente Scansoftware kann – individuell an die jeweiligen Prozesse angepasst – diese Fragen automatisiert beantworten und Mitarbeitern so strapaziöse Protokollarbeit abnehmen. Ersetzendes Scannen verläuft darüber hinaus bestenfalls nach einem klar abgesteckten Fahrplan und lässt sich an jeder Station durch die Hilfe der angesprochenen Software optimieren. Nachdem die Dokumentenauswahl getroffen und ein möglichst früher Zeitpunkt für den Scanprozess festgelegt wurde, geht es an die eigentliche Digitalisierung.“

Unterstützend sicher

„Nach dem eigentlichen Scanvorgang geht es an die Archivierung des Dokuments. Was früher noch händisch – und somit fehleranfällig – erledigt werden musste, lässt sich nun auch durch Software lösen. Automatisiertes Wegsortieren an die dafür vorgesehenen Plätze, beispielsweise in der jeweiligen E-Akte, gewährleistet so auch das Einhalten des Grundsatzes der Unveränderbarkeit; unterbindet also mögliche Manipulationen. Auch eine direkte Weiterverarbeitung lässt sich durch Scansoftware automatisiert initiieren. Intelligente Dokumente, die beispielsweise zuvor mit einem QR-Code, der alle wichtigen Informationen zur weiteren Prozessverarbeitung enthält, ausgestattet in Papierform zum Multifunktionsgerät kommen, landen in digitaler Form genau an der richtigen Stelle für sämtliche weiteren Arbeitsschritte. Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können anschließend vernichtet werden. Aufwendige Stichprobenkontrollen entfallen ebenfalls dank der Software, was Rechtssicherheit im Handumdrehen schafft. Effizientere Verwaltung von Dokumenten, Reduktion des Papierverbrauchs und verbesserte Zugänglichkeit sowie flüssigerer Informationsaustausch machen die E-Akte für Behörden zum Segen und für Unternehmen zu einem erstrebenswerten Digitalisierungsstandard, der sich mit intelligenter Software für ersetzendes Scannen am schnellsten erreichen lässt.“

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