Behörde 4.0? Wie die digitale Verwaltung gelingen kann

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht vor zahlreichen Herausforderungen. Von fehlenden (IT-)Fachkräften, die aufgrund höherer finanzieller Anreize lieber in der Privatwirtschaft arbeiten, bis hin zu einer wachsenden Bürokratie und einer oft analog geprägten Arbeitsweise – die Liste ist lang. Doch trotz dieser sektorspezifischen Probleme kann die öffentliche Verwaltung viel von anderen Wirtschaftszweigen lernen. Dabei bieten sich insbesondere die Finanz- und Energiebranche an, in denen ebenfalls kritische Infrastrukturen und damit hohe Sicherheitsauflagen eine Rolle spielen. Dr. Peter Heine, CTO und Vorstandsmitglied bei Exxeta, beleuchtet die spezifischen Anforderungen, denen sich die öffentliche Verwaltung gegenübersieht sowie den Mehrwert, den die Übernahme bewährter Praktiken aus der Wirtschaft für die voranschreitende digitale Transformation bietet.

Der Status quo der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Im Gegensatz zu größeren Kommunen und der Landesebene fühlen sich kleinere Verwaltungseinheiten häufig im Stich gelassen und sind gezwungen, den digitalen Wandel eigenständig zu bewältigen.

Größere Verwaltungsapparate haben in der Regel mehr finanzielle Ressourcen und Personal zur Verfügung, um die digitale Transformation anzugehen. Mittlere und kleine Kommunen hingegen haben deutlich kleinere Budgets und zumeist weniger personelle Ressourcen, um die digitale Transformation umzusetzen.

Ein zentraler Aspekt ist zudem der demografische Wandel, dem die Kommunen entgegenwirken möchten, indem sie verstärkt auf Digitalisierung setzen. Denn: Die Kommunen haben erkannt, dass die digitale Transformation ein effektives Mittel ist, um den Herausforderungen des demografischen Wandels zu begegnen. Allerdings liegt die wahre Herausforderung nun in der Organisation und Umsetzung dieser Maßnahmen.

Ein weiterer Stolperstein für die digitale Transformation der Verwaltung sind Gesetze und Vorgaben. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat die Digitalisierung quasi per Gesetz verordnet, aber die Umsetzung ist lückenhaft und ein Flickenteppich: Es fehlt an einer einheitlichen IT-Strategie für die deutsche Verwaltung, jede Kommune entwickelt somit ihre eigenen Insellösungen. Dadurch entsteht eine fragmentierte digitale Landschaft mit vielen weißen Flecken.

Die Digitalisierung der öffentlichen Hand scheitert oftmals nicht am Geld. Das heißt: Die Voraussetzungen sind günstig. Es geht eher darum, wie die Ressourcen effektiv eingesetzt werden können. Im Wirtschaftssektor herrscht ein starker Wettbewerbsdruck, der die Unternehmen antreibt, in die Digitalisierung zu investieren. Im öffentlichen Sektor hingegen fehlt dieser Druck. Im Gegenteil, nicht selten stößt Digitalisierung auf Gegenkräfte, verbunden mit der Angst, die eigene Arbeitsweise drastisch zu ändern. Und manchmal scheitern Vorhaben am Motto „das haben wir schon immer so gemacht“. Die Digitalisierung der öffentlichen Hand ist also ein Transformationsvorhaben, dass mit Änderungen der Anreize zum Mitwirken und der Mindsets aller Beteiligten verbunden ist.

Ausbleibende Fortschritte in der Digitalisierung der Behörden sind für uns Bürger mindestens ärgerlich, für Unternehmen ein echtes Problem. Der eigentliche Treiber ist insbesondere der internationale Wettbewerb. Das gilt für deutsche Unternehmen genauso wie für die deutsche Volkswirtschaft.

Der Status quo der Digitalisierung der Wirtschaft

Der Stand der Digitalisierung in den verschiedenen Wirtschaftszweigen ist uneinheitlich. Insbesondere hängt die Digitalisierung im öffentlichen Sektor der in der Industrie deutlich hinterher. Teilweise kann man hier von einer „Parallelwelt“ sprechen. Die Strukturen und bürokratischen Hürden im öffentlichen Sektor erschweren die Umsetzung im Vergleich zur Wirtschaft. Als Hinderungsgrund gelten oft die hohen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz in der Verwaltung.

Doch die Chancen stehen grundsätzlich gut, dass der öffentlichen Verwaltung die Digitalisierung gelingen kann: Denn viele Bereiche der Wirtschaft zeigen, wie es geht. Daher lohnt sich insbesondere ein Blick einerseits auf innovationsstarke Branchen, wie die Automobilindustrie und andererseits auf stark regulierte Sektoren der Wirtschaft mit gleichermaßen hohen oder sogar höheren Sicherheitsanforderungen, wie die Energie- und Finanzwirtschaft. Die Automobilindustrie ist aufgrund des globalen Wettbewerbs und des resultierenden Innovationsdrucks im Vergleich sehr weit fortgeschritten. Das gute digitale Angebote auch in kritischen Infrastrukturen funktionieren können, zeigen zunehmend auch die Energie- und Finanzbranche. Diese stehen unter einem strengeren regulatorischen Rahmen, der die Digitalisierung erschwert. Die Banken haben zudem mit den größten Altlasten bei ihren IT-Systemen zu kämpfen und stehen vor erheblichen Herausforderungen bei der Digitalisierung, da die monolithischen Altsysteme oft schwierig zu transformieren sind. In der Energiewirtschaft gibt es große Unterschiede zwischen den Marktteilnehmern. Insbesondere das starke Wachstum erneuerbarer Energien und die damit einhergehende Dezentralität erfordern eine verstärkte digitale Vernetzung.

Best Practices aus der Wirtschaft

Die Wirtschaft bietet trotz und teilweise gerade wegen der genannten Herausforderungen wertvolle Erfahrungen und bewährte Praktiken, von denen der öffentliche Sektor lernen kann. In der heutigen Zeit bietet die Nutzung von Cloud-Technologien große Chancen für zeit- und kosteneffiziente digitale Vernetzung. Noch vor wenigen Jahren wurde die Idee, sensible Daten in der Cloud zu speichern, in der Energiewirtschaft sehr skeptisch betrachtet. Doch mittlerweile wird es in vielen Bereichen zum Standard. Die Sicherheits-Level wurden stark erhöht. Verfügbarkeiten sind vielfach größer als in vergleichbaren lokalen IT-Systemen, weswegen nunmehr auch kritische Infrastrukturen von den Vorteilen der Cloud profitieren können.

Ein weiteres Schlüsselelement für eine erfolgreiche Digitalisierung liegt in der Optimierung von Prozessen. Gerade in einer stark fragmentierten Branche wie der Energiewirtschaft hat sich gezeigt, dass eine effektive Vernetzung von Diensten und Plattformen zu einer verbesserten Zusammenarbeit führt. Der öffentliche Sektor kann von diesem Beispiel lernen, wie digitale Vernetzung die Effizienz steigern und die Zusammenarbeit erleichtern kann. Technologische Lösungen ermöglichen effektive digitale Kollaboration schon lange und dies auf hohem Level hinsichtlich der Informationssicherheit. In den städtischen Verwaltungen lohnt daher zum Beispiel ein Blick auf die Erfahrungen des kommunalen Stadtwerks und in den Landkreisen auf die des regionalen Versorgers.

In der Finanzbranche sind die Anforderungen der Regulatorik besonders hoch. Die Banken lernen immer besser, auch und gerade digital damit umzugehen. Im Vergleich dazu besteht im öffentlichen Sektor oft noch Unsicherheit und Zurückhaltung im Umgang mit regulatorischen Herausforderungen. So könnte das Implementieren effektiver Compliance-Mechanismen und das Einführen transparenter, gut dokumentierter digitaler Prozesse aus dem Finanzsektor übernommen werden.

Auch im Bereich der Mobilität gibt es viel Potenzial für Kooperationen zwischen dem öffentlichen Sektor und der Privatwirtschaft. Wenn es um Mobilitätsangebote und Logistik geht, können private Unternehmen innovative Lösungen entwickeln und damit zur Verbesserung des Verkehrs beitragen. Durch solche Partnerschaften, aber auch durch die Integration von digitalen Plattformen und intelligenten Buchungssystemen kann eine nahtlose und nutzerfreundliche Mobilität gewährleistet werden.

Deutsche Automobilunternehmen haben in den letzten Jahren mit digitalen Diensten, Vernetzung und Plattformen Mehrwerte für ihre Kunden geschaffen. Vergleicht man diese Services und deren Nutzerfreundlichkeit mit Angeboten im öffentlichen Bereich, offenbaren sich sehr große Qualitätsunterschiede.

Hochsichere, dezentral genutzte, cloudbasierte IT-Infrastruktur

Die Schaffung einer hochsicheren und dezentral genutzten cloudbasierten IT-Infrastruktur spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung des öffentlichen Sektors. Hierbei können die Finanz- und Energiebranche aufgrund ihrer strengen Regulierungen als Vorbilder für den öffentlichen Sektor dienen. Dabei ist es wichtig, zu betonen, dass die Cloud nicht nur auf die bekannten US-amerikanischen Hyperscaler beschränkt ist, sondern dass es auch europäische und deutsche Anbieter gibt und darüber hinaus auch sogenannte Private-Cloud-Lösungen umfasst. Der Einsatz von solchen Diensten ermöglicht den Umstieg und Einstieg in die Cloud und damit die Nutzung deren technischer Innovation, auch in Bereichen mit gesetzlich oder regulatorisch hohem Schutzbedarf der Daten. Auch wenn Private-Cloud-Anbietende hinsichtlich Skalierbarkeit, Serviceangeboten, Flexibilität und Kostenersparnis etwas weniger bieten als Public-Cloud-Lösungen, ein möglicher Startpunkt für kritische und sensible Applikationen besteht darin, mit einer Private Cloud zu beginnen und schrittweise den Weg zur Nutzung der Public Cloud zu ebnen, immer unter Berücksichtigung der rechtlichen und datenschutztechnischen Rahmenbedingungen.

Sicherheitsaspekte dürfen einerseits nicht unterschätzt, jedoch anderseits auch nicht als unüberwindbare Hürden für die digitale Transformation gesehen werden. Auch hier zeigt die Wirtschaft: Selbst kritische Infrastrukturen können mit Bedacht in die Cloud gebracht werden. Es ist von großer Bedeutung, Sicherheitsfragen ernst zu nehmen und angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Informationssicherheit und digitale Vernetzung lassen sich jedoch gut miteinander vereinbaren. Ein guter Ansatzpunkt für den Austausch von Know-how und Kooperationsmöglichkeiten bietet die natürliche Nähe von Kommunen zu Energieunternehmen. Hier können die Kommunen wertvolle Einblicke gewinnen und von den Erfahrungen der Energiebranche profitieren.

Es ist von großer Relevanz, dass die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen darüber nachdenkt, wie sie ihre "Parallelwelt" verlassen kann, um die Innovationskraft der Wirtschaft zu nutzen. Dabei sollten Möglichkeiten der Privatisierung bestimmter Bereiche und der Auslagerung grundlegender Dienste wie Cloud und IT in Betracht gezogen werden.

Neben den Aspekten der Sicherheit und Zuverlässigkeit ist auch eine hohe Skalierbarkeit erforderlich, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Die nahtlose Integration verschiedener Systeme und Dienste ist entscheidend für einen effizienten Betrieb. Der öffentliche Sektor muss daher in der Lage sein, eine robuste und zukunftsfähige IT-Infrastruktur aufzubauen, die den Anforderungen und Herausforderungen der digitalen Transformation gerecht wird.

Übertragbarkeit und Fazit

Die Erkenntnisse und Best Practices aus der Wirtschaft lassen sich größtenteils auf die öffentliche Verwaltung übertragen. Es bedarf eines gemeinsamen Verständnisses der mit der Digitalisierung einhergehenden Veränderungen sowie der Bereitschaft, bestehende Prozesse zu hinterfragen und neue Wege einzuschlagen.

Ein bedeutsames Learning, das die Politik aus den Erfahrungen der Wirtschaft ziehen kann, ist die Bedeutung von Offenheit und Kooperation. Wir haben in Deutschland knapp 11.000 Kommunen, und jede steht im Prinzip den gleichen Herausforderungen gegenüber. Durch Kooperation zwischen den öffentlichen Institutionen, enge Zusammenarbeit mit Unternehmen und Branchenverbänden können wertvolles Know-how, bewährte Praktiken und innovative Lösungen ausgetauscht und auch genutzt werden. Solche Partnerschaften ermöglichen es der öffentlichen Verwaltung, von den Erfahrungen und Erkenntnissen untereinander und der Wirtschaft zu profitieren und den eigenen Transformationsprozess zu beschleunigen.

Die deutsche öffentliche Verwaltung kann aber auch von anderen Ländern lernen, die bereits erfolgreich eine digitale Transformation durchlaufen haben. Ein Beispiel hierfür ist Estland, das als Vorreiter in der E-Government-Landschaft gilt. Estland hat eine hochentwickelte digitale Infrastruktur aufgebaut, die es den Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, fast alle Behördengänge online zu erledigen. Durch die Einführung von digitalen Identitäten, elektronischen Unterschriften und der Vernetzung von Datenbanken hat Estland eine effiziente und nutzerfreundliche öffentliche Verwaltung geschaffen.
Ein weiteres Beispiel ist Singapur, das als Smart Nation bekannt ist. Singapur hat eine umfassende digitale Strategie entwickelt, die auf Technologie, Datenanalyse und Bürgerbeteiligung basiert. Durch die Nutzung von Technologien wie dem Internet der Dinge, künstlicher Intelligenz und Blockchain hat Singapur seine öffentlichen Dienstleistungen optimiert und die Lebensqualität der Bürgerinnen und Bürger verbessert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung eine dringende Notwendigkeit ist, um den Anforderungen einer modernen Gesellschaft gerecht zu werden. Die aktuellen Herausforderungen, wie der demografische Wandel und die rasante technologische Entwicklung, erfordern eine umfassende Transformation. Obwohl die öffentliche Verwaltung noch einige Hürden zu bewältigen hat, kann sie aus den Best Practices der Wirtschaft lernen und Inspiration schöpfen. Die Einführung einer hochsicheren, cloudbasierten IT-Infrastruktur, die Nutzung von Vernetzungsmöglichkeiten und die Zusammenarbeit mit Unternehmen sind nur einige der Ansätze, die den Weg zu einer erfolgreichen digitalen Transformation ebnen können.

Ausblick: Datenbasis aufbauen für KI-Anwendungen

Transformation in der öffentlichen Verwaltung hat aber noch weitere Aspekte, als eine cloudbasierte Infrastruktur einzuführen. Zum Beispiel lassen sich durch KI-gestützte Prozesse deutliche Effizienzsteigerungen erzielen. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ein wichtiger Aspekt. Dafür ist eine gute Basis an strukturierten und nutzbaren Daten notwendig: Aktuell fehlt diese. Deswegen sollten Verwaltungen das Momentum nutzen, diese jetzt aufzubauen, um künftig KI-gestützte Prozesse aufsetzen zu können.