In 3 von 4 Büros wird noch gefaxt

Schreibmaschine, Rohrpost oder Diskette – einiges von dem, was mal als modernster Bürostandard galt, gehört heute längst der Vergangenheit an. Ein Urgestein der Bürokommunikation aber hält sich trotz Alternativen hartnäckig – das Faxgerät. In drei Viertel (77 Prozent) der deutschen Unternehmen kommt das Fax noch immer zum Einsatz. Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) nutzt es sogar noch häufig oder sehr häufig. Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen repräsentativ befragt wurden.

Insgesamt geht die Faxnutzung damit zumindest langsam zurück: 2023 faxten insgesamt noch 82 Prozent der Unternehmen. 2022 waren es noch 88 Prozent, 2020 noch 92 Prozent und 2018 sogar noch 95 Prozent. Auch die intensive Faxnutzung nimmt demnach ab: 2018 war der Anteil derer, die häufig oder sehr häuf Faxe verschickten mit 49 Prozent etwa doppelt so hoch als in diesem Jahr. „Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten - gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt“, so Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Die Gründe: Behördenkommunikation, Sicherheit, Gewohnheit

Die Gründe, warum die Unternehmen noch immer am Fax festhalten, sind vielfältig. 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, geben an, dies sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43 Prozent faxen, weil es für das sicherer als der Postweg sei und 35 Prozent halten daran fest, weil sie gut funktionierende und etablierte Faxprozesse haben. Jeweils 27 Prozent faxen aus Gewohnheit beziehungsweise, weil sie in der Regel ein Zustellungsnachweis benötigen. Heinze: „Alternativen zum Fax sind zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten. Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Faxprozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“

25 Prozent der Unternehmen, die faxen, tun dies, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden. 10 Prozent faxen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. 7 Prozent nutzen das Fax, weil sie meinen, es sei sicherer als digitale Kommunikation und bei 6 Prozent dient das Fax als Backup, wenn digitale Systeme ausfallen. Heinze: „Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus. Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtsichere Kommunikation.“

Trotz digitalem Fax: In den meisten Unternehmen kommt es sogar noch per Ausdruck an

72 Prozent der Unternehmen, die faxen, nutzen diesen modernen Fax-Standard, bei der das Fax beispielsweise als Bilddatei versandt wird. Ein Viertel (24 Prozent) setzt sogar ausschließlich darauf. 18 Prozent der faxenden Unternehmen setzen hingegen nur auf den älteren Standard, bei der das Fax noch klassisch über Telefonleitung und mit Ausdruck versandt wird. Insgesamt setzen noch 66 Prozent der faxenden Unternehmen (auch) auf den älteren Standard.

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. Dazu wurden 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten telefonisch befragt. Die Befragung fand im Zeitraum von KW 1 bis KW 6 2024 statt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Wie häufig kommt in Ihrem Unternehmen derzeit das Fax zum Einsatz?“; „Aus welchen der folgenden Gründe werden in ihrem Unternehmen Dokumente gefaxt?“ und „Welche Arten zu faxen nutzen Sie in Ihrem Unternehmen?“.