Von der Kür zur Pflicht: Elektronische Rechnungen bieten Vorteile – wenn man es richtig macht

Bisher war es unklar, wann und in welcher Form die elektronische Rechnung Pflicht wird. Am 22. März 2024 wurde aber jetzt das Wachstumschancengesetz vom Bundesrat bestätigt: Die eRechnungspflicht wird ab dem ersten Januar 2025 schrittweise eingeführt. Doch der Zwang sollte nicht den Blick auf die Chancen von XRechnung und ZUGFeRD trüben, denn es lassen sich durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen generieren.

Die eRechnungspflicht gilt für Leistungen zwischen Unternehmern im Inland

Eine eRechnung stellt ihre Inhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar; dies erleichtert auch den Rechnungs-Workflow im Unternehmen. Ein PDF, eine Bilddatei oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen damit nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen.

„Die Umstellung wird von vielen Unternehmen als zusätzliche Belastung wahrgenommen“, weiß Sascha Dörr, Geschäftsführer des SAP-Partners Cortility aus Ettlingen bei Karlsruhe. Doch die elektronische Rechnung habe auch für Unternehmen Vorteile: „Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den Eingangsrechnungs-Workflow im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber. Viele Konzerne erwarten mittlerweile von ihren Zulieferern und Dienstleistern, dass Rechnungen elektronisch übermittelt werden“, so Dörr.

XRechnung und ZUGFeRD sind möglich

Laut Finanzverwaltung entsprechen XRechnungen und das ZUGFeRD-Format dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Noch nicht geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustausches per EDIFACT. Streng genommen entspricht es nicht der europäischen Norm. Es soll aber an einer Lösung gearbeitet werden, die es ermöglicht, das EDI-Verfahren weiter zu nutzen.

Flexibel in der Cloud oder für Massensendungen der eigene Server

Für Unternehmen mit wenigen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder wenn eine eigene Lösung zum jeweiligen Stichtag noch nicht produktiv ist, bietet das IT-Haus aus Ettlingen Cloud-Lösungen an, die in die Prozesse der SAP-Welt integriert sind. Die gestaffelten Nutzungskosten helfen, die Kosten in einem transparenten und überschaubaren Rahmen zu halten und jederzeit an einen geänderten Bedarf anzupassen.

„Kunden, die sehr viele elektronische Rechnungen versenden, entscheiden sich dagegen eher für die On-Premise-Variante“, sagt Dörr. Der Cortility-Chef weiter: „Durch die Installation unser E-Invoicing-Lösung in SAP ist es möglich, Rechnungen als XRechnung und im ZUGFeRD-Format zu erstellen und zu versenden. Die Ablage elektronischer Rechnungen erfolgt automatisiert im angebundenen Archivsystem. Ein Monitoring mit Hilfe des E-Invoice-Monitors erlaubt es, Fehler zu erkennen und bei Bedarf einen erneuten Versand der Rechnung auszulösen.“ Entsprechende Installationen sind bei Cortility-Kunden bereits seit einigen Jahren stabil im Einsatz.

Daraus folgt…

Es führt kein Weg an der eRechnung vorbei, außerdem liegen die Vorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten für den effektiven Unternehmens-Workflow auf der Hand. Im öffentlichen Auftragswesen sind eRechnungen schon verpflichtend und immer mehr Unternehmen erwarten, dass ihre Partner damit umgehen können. Von daher wächst der Druck zur Umstellung unabhängig von der Gesetzgebung. Der Zeit und Ressourcenaufwand darf aber nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Projektstrukturen frühzeitig zu implementieren.